Karty firmowe i rozliczanie wydatków: co trzeba wiedzieć

Który model płatności sprawdza się najlepiej?

Odpowiedzialność za płatności kartami firmowymi można zorganizować na kilka sposobów. Poniżej przedstawiamy najczęstsze modele, z jakimi się spotykamy, oraz to, jak działają w praktyce.

Karty kredytowe z rozliczeniem indywidualnym, w których wyciąg otrzymuje pracownik, sprawdzają się najlepiej pod względem administracyjnym. Pracownik zgłasza swoje wydatki, otrzymuje zwrot od firmy, a następnie reguluje należność z wyciągu z otrzymanych środków. Ostateczna odpowiedzialność za spłatę spoczywa wprawdzie na firmie, jeśli pracownik nie ureguluje należności, ale w praktyce taki model tworzy zachętę: paragony i faktury są składane na czas, ponieważ zależy od tego zwrot. Problemy z dopasowywaniem transakcji są znacznie mniejsze niż w innych modelach.

Częstym zastrzeżeniem jest to, że pracownicy nie zdążą otrzymać zwrotu przed terminem spłaty karty. Termin spłaty karty kredytowej może wynosić 15 dni, a jeśli zwroty są wypłacane tylko raz w miesiącu, pracownik może znaleźć się w trudnej sytuacji. Ten problem da się jednak rozwiązać. Warto wdrożyć szybkie, zautomatyzowane kontrole, aby raporty były przetwarzane bez zbędnej zwłoki, i częściej realizować wypłaty. Dzięki integracjom bankowym możliwe są nawet natychmiastowe wypłaty, gdy tylko raport zostanie zatwierdzony. Popularnym rozwiązaniem w firmach globalnych jest realizowanie zwrotów za pośrednictwem rozrachunków z dostawcami zamiast listy płac. Pracownicy są wtedy rejestrowani jako dostawcy w osobnej grupie dostawców.

Karty kredytowe z rozliczeniem centralnym oznaczają, że wyciąg trafia bezpośrednio do firmy, a należność oczywiście musi zostać uregulowana niezależnie od tego, czy pracownik złożył dokumenty. Brzmi to wygodnie dla pracownika, ale tworzy dobrze znany problem: bez wyraźnej zachęty finansowej pracownicy często składają dokumenty z opóźnieniem lub wcale. Dział finansowy zostaje z niewyjaśnionymi transakcjami i co miesiąc musi upominać się o paragony.

Karty przedpłacone to model, który zyskał popularność wśród platform do zarządzania wydatkami opartych na kartach. Polega on na zasilaniu konta u dostawcy kart, z którego pobierane są środki przy każdym zakupie. Ten model ma ten sam podstawowy problem co karty kredytowe rozliczane centralnie: firma już zapłaciła, więc pracownik nie ma finansowej motywacji, by składać dokumenty na czas. Karty przedpłacone mają też dodatkową wadę: zamiast korzystać z limitu kredytowego, firma musi na bieżąco zasilać konto, co zamraża kapitał i generuje dodatkową pracę.

Jeśli wybiorą Państwo model, w którym firma płaci bezpośrednio, odpowiednie wsparcie systemowe jest szczególnie ważne. Trzeba mieć możliwość dokładnego sprawdzenia, które transakcje nie zostały jeszcze rozliczone, automatycznego przypominania pracownikom oraz zapewnienia osobom zatwierdzającym jasnego wglądu w to, co na nie czeka. To, jak dobrze to działa, zależy bezpośrednio od tego, jakie dane dostarcza Państwa bank i w jaki sposób. Więcej na ten temat poniżej.

Co faktycznie przesyła bank i dlaczego ma to znaczenie

Gdy pracownik dokonuje zakupu, transakcja przechodzi przez sieć płatniczą – Visa lub Mastercard. Niektóre banki przesyłają dane transakcyjne do systemu do zarządzania wydatkami bezpośrednio z sieci, za pomocą tzw. plików Visa VCF lub Mastercard CDF. Problem polega na tym, że sieć – czyli Visa lub Mastercard – nie zna opłat własnych banku ani marż za przewalutowanie. W rezultacie kwota transakcji przesłana do systemu do zarządzania wydatkami czasami nie zgadza się z kwotą faktycznie widniejącą na wyciągu.

Dopasowanie nie jest więc w pełni prawidłowe i jeśli Państwa organizacja korzysta z kart rozliczanych centralnie, trzeba wdrożyć proces korygowania tych różnic. Warto zapytać bank, czy dostarcza dane we własnym formacie, który zawiera kwoty końcowe, opłaty bankowe i dane z wyciągu, a nie tylko standardowy plik sieci.

Autoryzacja w czasie rzeczywistym robi dużą różnicę. Tradycyjnie płatności kartą pojawiają się w systemie do zarządzania wydatkami po jednym do trzech dni, gdy transakcja zostanie rozliczona i przesłana w nocnej paczce danych. Każdy zakup generuje jednak autoryzację natychmiast, a banki dysponujące odpowiednimi możliwościami technicznymi mogą przekazywać ją do systemu w czasie rzeczywistym.

Dzięki autoryzacji w czasie rzeczywistym system może poprosić pracownika o dołączenie paragonu tuż po zakupie, zanim o nim zapomni. Dopasowywanie staje się prostsze, doświadczenie pracownika lepsze, a dział finansowy widzi, co się dzieje, niemal na bieżąco.

Warto zapytać potencjalnego dostawcę kart: czy możecie dostarczać dane autoryzacyjne w czasie rzeczywistym? I w jaki sposób są one przekazywane? Najlepszym rozwiązaniem jest API, zautomatyzowane przesyłanie plików również się sprawdza, ale ręczne pobieranie danych z portalu bankowego stanowi problem.

Zasięg geograficzny: żadne rozwiązanie nie obejmuje całego świata

Obecnie nie ma dostawcy, który wydawałby karty we wszystkich krajach. Warto sprawdzić, które rynki obsługuje Państwa dostawca kart, i być przygotowanym na to, że różne rynki mogą wymagać różnych rozwiązań kartowych.

To rozdrobnienie przemawia za wyborem systemu do zarządzania wydatkami niezależnego od dostawcy kart – czyli takiego, który może importować dane transakcyjne z dowolnego banku, a nie jest powiązany z jednym konkretnym dostawcą. Daje to Państwu swobodę wyboru najlepszej karty dla każdego rynku bez konieczności zmiany systemu do zarządzania wydatkami.

Co musi zapewniać system do zarządzania wydatkami

Program kart firmowych jest tylko tak dobry, jak system, który przetwarza jego dane.

Automatyczne dopasowywanie. System powinien automatycznie dopasowywać transakcje kartowe do paragonów – pracownik nie powinien musieć robić tego ręcznie.

Automatyczne przypomnienia. Pracownicy nie zawsze składają paragony na czas. Zautomatyzowane przypomnienia zmniejszają potrzebę ręcznego monitorowania i działają najlepiej, gdy system otrzymuje z banku autoryzacje w czasie rzeczywistym i może powiadomić pracownika zaraz po zakupie.

Przejrzystość dla działu finansowego. Dział finansowy musi widzieć, które transakcje są nierozliczone, na jakim etapie procesu się znajdują i kto za nie odpowiada. Jest to szczególnie ważne, jeśli w Państwa modelu to firma bezpośrednio spłaca należność z wyciągu.

Niezależność od dostawcy kart. System powinien obsługiwać dane transakcyjne z różnych banków i od różnych dostawców kart, a nie być powiązany z jednym konkretnym wydawcą kart.

Pytania, które warto zadać przed podjęciem decyzji

1. Który model płatności najlepiej pasuje do naszej organizacji i kultury firmy?
2. Czy bank dostarcza autoryzacje w czasie rzeczywistym, czy dane w nocnych paczkach?
3. Czy bank przesyła dane w standardowym formacie sieci, czy we własnym formacie z pełnymi kwotami i danymi z wyciągu?
4. Które kraje obsługuje dostawca kart i jak obsługiwane są rynki, których nie obejmuje?
5. Czy system do zarządzania wydatkami jest niezależny od dostawcy kart, czyli czy może przyjmować transakcje z dowolnego banku?