Mniej ręcznej pracy: jak odpowiedni system do rozliczania wydatków odciąża dział finansowy

Problem zaczyna się, zanim rozliczenie trafi do działu finansowego

Dział finansowy lub płacowy często znajduje się na końcu procesu rozliczania wydatków, a jego obciążenie pracą zależy bezpośrednio od tego, co wydarzyło się wcześniej.

Jeśli pracownicy nie otrzymali wskazówek, jakie dokumenty należy dołączyć, ich rozliczenia trzeba odsyłać i prosić o uzupełnienia. Jeśli przełożeni zatwierdzają rozliczenia rutynowo, bez sprawdzania ich treści, błędy trafiają do działu finansowego. A jeśli w systemie brakuje automatycznych kontroli zgodności z polityką firmy i przepisami podatkowymi, to również dział finansowy musi ręcznie wyszukiwać i poprawiać błędy.

Najskuteczniejszym sposobem na ograniczenie ręcznej pracy działu finansowego jest więc rozwiązywanie problemów na wcześniejszym etapie: u pracownika, przed złożeniem rozliczenia, oraz u osoby zatwierdzającej, przed jego zatwierdzeniem.

Co system powinien wychwytywać automatycznie

Nowoczesny system do rozliczania wydatków powinien wstępnie weryfikować każde rozliczenie, zanim trafi ono do osoby zatwierdzającej lub do działu finansowego. Nie chodzi o zastąpienie ludzkiej oceny, lecz o to, aby do człowieka trafiało tylko to, co rzeczywiście wymaga jego oceny.

Jakość automatycznych kontroli zależy bezpośrednio od tego, ile system rozumie z każdego zakupu. Większość systemów odczytuje datę, kwotę i walutę. Jednak system, który rozpoznaje również, czy dokument jest paragonem, czy potwierdzeniem zamówienia, czy rachunek z restauracji obejmował alkohol, gdzie dokonano zakupu i o której godzinie, może przeprowadzać kontrole niedostępne dla prostego systemu.

Dzięki takiemu zrozumieniu zakupu system powinien na przykład:

• rozpoznawać, czy dokument wygląda na ważny paragon, a w przeciwnym razie prosić o właściwy dokument
• sprawdzać, czy zakup narusza politykę firmy, i wyjaśniać dlaczego, aby pracownik mógł go poprawić przed złożeniem rozliczenia
• wykrywać duplikaty na podstawie czegoś więcej niż tylko kwoty i daty
• porównywać ze sobą wpisy i na przykład sygnalizować, gdy dieta za dany dzień nie została pomniejszona o zapewnione posiłki

Im więcej system rozumie z każdego zakupu, tym większą część pracy, którą dział finansowy wykonuje dziś ręcznie, można zautomatyzować.

Procesy zatwierdzania, które reagują na treść

Duża część pracy działu finansowego polega na zajmowaniu się tym, co inne osoby zatwierdzające przeoczyły lub czego nie są w stanie ocenić.

Większość firm, projektując proces zatwierdzania rozliczeń wydatków, kopiuje swój proces obiegu faktur: bezpośredni przełożony zatwierdza, a kwoty powyżej określonego progu trafiają wyżej. Rozliczenia wydatków różnią się jednak od faktur w kilku istotnych kwestiach. Zakupy zwykle nie są wcześniej zatwierdzone, jak ma to miejsce w przypadku dostawców, z którymi firma ma umowy. Liczba rozliczeń jest większa, kwoty są niższe, a jedno rozliczenie może zawierać dziesiątki bardzo różnych pozycji. W efekcie przełożeni najczęściej albo zatwierdzają wszystko bez sprawdzania, albo poświęcają nieproporcjonalnie dużo czasu na drobne pozycje.

System powinien oznaczać to, na co osoba sprawdzająca powinna zwrócić uwagę, ale inteligentniejszy proces może dodatkowo reagować na to, co faktycznie znajduje się w rozliczeniu. Koszty zaksięgowane jako oprogramowanie mogą trafiać bezpośrednio do dyrektora ds. technologii (CTO). Rachunek za spotkanie reprezentacyjne, w którym uczestniczył przełożony sprawdzający rozliczenie, powinien automatycznie omijać tego przełożonego i trafiać na kolejny poziom. Z kolei wydatki obejmujące alkohol mogą uruchamiać dodatkowy etap kontroli w dziale finansowym. Kontrole wyrywkowe pozwalają wychwycić to, co przechodzi przez automatyczne zatwierdzanie.

Dzięki temu dział finansowy ma nie tylko mniej pracy, ale sama kontrola staje się bardziej wartościowa.

Obsługa podatkowa, która naprawdę działa

Czasochłonnym zadaniem jest poprawianie błędów podatkowych, z którymi system sobie nie radzi: nieprawidłowe rozliczenie VAT, koszty reprezentacji zaksięgowane bez właściwego podziału czy diety błędnie naliczone dla danego kraju.

Pytanie dostawcy, czy jego system obsługuje przepisy podatkowe danego kraju, rzadko daje wartościową odpowiedź, ponieważ odpowiedź prawie zawsze brzmi „tak”. Istotne jest raczej to, w jaki sposób system je obsługuje. System, który wymaga od pracownika zapamiętania właściwej sekwencji kliknięć lub od działu finansowego stworzenia obejścia, w rzeczywistości nie obsługuje danej zasady. Po prostu przerzuca problem na kogoś innego.

Automatyzacja powinna być pełna. Podczas oceny systemów warto zaangażować przedstawicieli z rynków lokalnych. Wiedzą oni, które scenariusze są kluczowe, i mogą zadać pytania, o których inaczej nikt by nie pomyślał.

Analiza i przejrzystość

Dział finansowy, który większość czasu poświęca na sprawdzanie i poprawianie pojedynczych transakcji, ma niewiele czasu na zrozumienie, na co i dlaczego wydawane są pieniądze.

Dobry system do rozliczania wydatków daje działowi finansowemu wgląd w dane o wydatkach całej organizacji. Oczywiście powinna być możliwość filtrowania według spółki, centrum kosztów, kategorii i okresu. Istnieją jednak także inne wymiary, które często są pomijane. Ile organizacja wydaje u poszczególnych dostawców? Czy jest możliwość wynegocjowania rabatów ilościowych lub skonsolidowania zakupów? Jak sprawnie działa proces kontroli i gdzie powstają opóźnienia? A w przypadku organizacji z celami zrównoważonego rozwoju: ile CO₂ generują podróże służbowe i jak rozkłada się to na działy lub kraje? Na te pytania albo trzeba poświęcić dużo czasu, szukając odpowiedzi ręcznie, albo w ogóle pozostają bez odpowiedzi, jeśli system ich nie obsługuje.

Pytania do dostawcy

1. Jakie automatyczne kontrole oferuje system i jak się je konfiguruje?
2. Jak dokładnie system rozumie każdy paragon? Czy rozpoznaje więcej niż podstawowe pola?
3. Jak realizowane są procesy zatwierdzania, które reagują na treść rozliczenia, a nie tylko na strukturę organizacyjną?
4. Jak wygląda obsługa podatkowa w krajach, w których działa Państwa firma?
5. Jakie narzędzia analityczne są dostępne dla działu finansowego do monitorowania danych o wydatkach?