Uproszczenie rozliczania wydatków dla pracowników: co powinien potrafić nowoczesny system

Oczekiwania wobec odczytywania paragonów powinny być wysokie

Niemal każdy system pozwala sfotografować paragon, a następnie automatycznie go odczytuje. Ta funkcja istnieje od dawna, ale jej jakość bardzo się różni, dlatego oczekiwania powinny być wysokie.

Nowoczesny system powinien odczytywać kraj, datę, kwotę i walutę z bardzo wysoką dokładnością: co najmniej 95%. Powinien działać równie dobrze w przypadku paragonów polskich, jak i chińskich. Ponadto system powinien rozumieć, co faktycznie zostało kupione, i przypisywać zakup do właściwej kategorii wydatków. Jeśli paragon obejmuje kilka różnych rodzajów zakupów, na przykład faktura hotelowa za pokój, śniadanie i parking, system powinien automatycznie podzielić go na odpowiednie kategorie, o ile firma wymaga takiego podziału. Do tego system powinien uczyć się na swoich błędach: jeśli dział finansowy wprowadzi poprawkę, system powinien ją zapamiętać.

To zasadnicza różnica w porównaniu z połowicznym odczytaniem kilku pól i pozostawieniem reszty pracownikowi do ręcznego uzupełnienia.

System powinien prowadzić pracownika

Dużym źródłem frustracji dla pracowników jest konieczność znajomości wymagań dotyczących prawidłowego rozliczenia: jakie dokumenty są potrzebne, co jest zgodne z polityką firmy, co wymaga komentarza wyjaśniającego lub kiedy coś narusza przepisy podatkowe. Wielu pracowników się w to nie zagłębia, tylko podaje jak najmniej informacji i wysyła raport. Skutkiem są zwroty raportów, opóźnione wypłaty i frustracja wszystkich zaangażowanych.

Dobry system odwraca tę sytuację. Zamiast wymagać od pracownika znajomości wszystkich zasad, system powinien na podstawie minimalnych danych podanych przez pracownika wywnioskować, jak dany wydatek należy zaksięgować, i oznaczyć wszystko, co wymaga poprawy, jeszcze przed złożeniem raportu. Wykrywanie błędów dopiero po fakcie nie wystarczy.

System może na przykład:

• ostrzec, że dokument jest potwierdzeniem zamówienia, a nie paragonem, i poprosić o właściwy dokument
• oznaczyć zakup jako niezgodny z polityką firmy i wyjaśnić dlaczego
• wykryć duplikaty i zwrócić na nie uwagę
• przypomnieć o dodaniu komentarza, gdy jest to wymagane, np. jeśli podczas kolacji podano alkohol
• ostrzec, że wnioskowane dofinansowanie do aktywności prozdrowotnych nie przysługuje
• zauważyć, że dietę należy pomniejszyć, ponieważ dla tego samego dnia istnieje paragon z restauracji

Im więcej system rozumie z zakupu, np. dostawcę, rodzaj dokumentu, zawartość i kontekst, tym inteligentniejsze może być to wsparcie. Chodzi więc o znacznie więcej niż odczytanie kilku prostych pól.

Wybrane funkcje, które robią prawdziwą różnicę

Kilka konkretnych kwestii do oceny:

Głębia odczytu paragonów. Czy system potrafi odczytać tylko podstawowe pola, czy rozumie paragon w głębszym stopniu?

Uczenie się. Czy system potrafi uczyć się na podstawie wprowadzanych poprawek?

Podział paragonów. Paragon obejmujący kilka kategorii powinien być dzielony automatycznie, jeśli firma tego wymaga. Pracownik nie powinien musieć robić tego ręcznie.

Dopasowywanie transakcji kartowych. Jeśli pracownik płaci kartą firmową, system powinien automatycznie dopasować transakcję do przesłanych paragonów, aby pracownik nie musiał łączyć ich ręcznie.

Zarządzanie uczestnikami. System powinien zapamiętywać uczestników między kolejnymi okazjami i na podstawie dostępnych informacji ustalać, czy byli to uczestnicy wewnętrzni, czy zewnętrzni.

Kilometrówka. Rejestrowanie trasy przejeżdżanej wielokrotnie powinno być proste, bez konieczności zapisywania każdego przejazdu osobno, a system powinien automatycznie obliczać odległość na podstawie podanego adresu początkowego i docelowego.

Przyszłość rozliczania wydatków to współpraca agentów AI

Warto zastanowić się, jak proces rozliczania wydatków będzie wyglądał w przyszłości.

Oprogramowanie B2B przyszłości to nie jedno narzędzie, które robi wszystko, lecz system wyspecjalizowanych agentów, którzy komunikują się ze sobą. Każdy agent robi to, w czym jest najlepszy, a człowiek jest włączany wtedy, gdy trzeba podjąć decyzję.

W odniesieniu do rozliczania wydatków mogłoby to wyglądać tak: agent AI firmy dowiaduje się o dokonaniu zakupu kartą (na przykład dlatego, że informuje go o tym system do rozliczania wydatków). Następnie pobiera paragon ze skrzynki e-mail lub prosi pracownika o zrobienie zdjęcia, uczestnicy są uzupełniani na podstawie zaproszenia w kalendarzu, a agent formułuje cel wydatku na podstawie dostępnego kontekstu. Potem komunikuje się z agentem systemu do rozliczania wydatków, aby upewnić się, że dokumentacja jest zgodna z polityką firmy. Pracownik otrzymuje gotową propozycję do sprawdzenia i zatwierdzenia.

W tym scenariuszu to agent firmy dysponuje kontekstem: kto był obecny, czego dotyczyło spotkanie i dlaczego coś zostało kupione. Firma niekoniecznie chce dawać systemowi do rozliczania wydatków pełny dostęp do narzędzi takich jak poczta e-mail i kalendarz. Zamiast tego system do rozliczania wydatków pełni rolę specjalisty, który wie, co obowiązuje w świetle polityki firmy i przepisów podatkowych oraz co firma zatwierdzała w przeszłości. Obaj agenci komunikują się ze sobą, dzięki czemu system do rozliczania wydatków otrzymuje kompletną dokumentację do dalszego przetwarzania.

Techniczne elementy potrzebne do tego już istnieją. Agenci AI już dziś potrafią komunikować się ze sobą, a standardy są w trakcie opracowywania. Hamulcem są nierozwiązane kwestie dotyczące dostępu, prywatności i kontroli ryzyka, a nie mniej ważne jest to, jak szybko firmy są gotowe wdrażać nowe sposoby pracy. Z naturalnych względów firmy poruszają się w tym obszarze wolniej niż konsumenci.

Najważniejsze jest wybranie systemu do rozliczania wydatków, który jest zaprojektowany do komunikacji z otoczeniem: systemu z otwartymi integracjami, wystarczająco inteligentnego, by odpowiadać na pytania o obowiązujące zasady, a nie tylko na tyle sprytnego, by przyjmować polecenia.