Uprość zarządzanie wydatkami – bez drogich konsultantów

1. Zakup: samodzielne prowadzenie procesu

Wiele organizacji zatrudnia zewnętrznego konsultanta, który prowadzi proces zakupowy, przygotowuje zapytanie ofertowe (RFP) i ocenia dostawców. To może się sprawdzić, ale często widzimy, że klient wie więcej niż konsultant. To Państwo znają swoje problemy, systemy i procesy. Wielu zewnętrznych konsultantów specjalizuje się wyłącznie w samych zakupach, a to nie to samo.

Radzimy samodzielnie prowadzić proces i zaangażować odpowiednie osoby w firmie. Warto uwzględnić pracowników, którzy na co dzień zajmują się raportami wydatków i wiedzą, gdzie pojawiają się trudności, osoby rozumiejące Państwa systemy i integracje, a najlepiej także kogoś, kto śledzi rozwój sztucznej inteligencji (AI). Oczekiwania wobec nowoczesnego systemu bardzo szybko się zmieniły, dlatego warto zaangażować kogoś, kto rozumie, co jest możliwe, i pomoże określić, czego należy oczekiwać od nowoczesnego rozwiązania.

Oczywiście istnieją też świetni zewnętrzni konsultanci, którzy mogą wspierać Państwa na każdym etapie. Zazwyczaj są to osoby z dogłębną wiedzą branżową, a nie tylko z doświadczeniem zakupowym.

2. Wdrożenie: szybko i konkretnie

Koszty doradztwa podczas wdrożenia mogą pochodzić z kilku źródeł: zewnętrznego kierownika projektu, konsultantów ds. integracji, konsultantów konfigurujących systemy powiązane oraz usług wdrożeniowych samego dostawcy.

Zatrudnianie zewnętrznego kierownika projektu bez wiedzy dziedzinowej rzadko jest dobrym pomysłem. Osoba kierująca wdrożeniem powinna rozumieć zarządzanie wydatkami, logikę podatkową i procesy biznesowe Państwa firmy. Kierownik projektu ogólnego profilu bez tej wiedzy często staje się kolejną osobą, której trzeba wszystko tłumaczyć.

Niezależnie od tego, czy korzystają Państwo z zewnętrznego kierownika projektu, warto skupić się na szybkim wdrożeniu, aby ograniczyć koszty. Dlaczego wdrożenia trwają tak długo? Decyzje często trzeba omówić i uzgodnić w całej organizacji, i czasem nie da się tego uniknąć. Sama konfiguracja nie powinna jednak być czasochłonna. Elastyczny system otwiera nowe możliwości, co naturalnie oznacza nowe decyzje dotyczące sposobu pracy. Warto wtedy pamiętać, że dobry dostawca przeprowadził setki podobnych wdrożeń i zazwyczaj może przedstawić jasne rekomendacje oparte na doświadczeniu. W wielu przypadkach rozsądnie jest się do nich zastosować. Większość ustawień można później zmienić.

Jedną z największych zmian, jakie przyniosła AI, jest to, że zadania, które wcześniej wymagały programisty, często może dziś skonfigurować osoba rozumiejąca przepisy podatkowe i logikę biznesową, bez pisania kodu. Więcej osób może wykonywać tę pracę, mniej osób musi być zaangażowanych, a wdrożenia przebiegają znacznie szybciej.

Warto też dokładnie przyjrzeć się modelowi cenowemu wdrożenia u dostawcy. Czy płacą Państwo za godzinę, stałą opłatę, czy wdrożenie jest wliczone w cenę? Jeśli dostawca rozlicza się godzinowo, nie ma wyraźnej motywacji do efektywnej pracy. Stała opłata lub wdrożenie wliczone w cenę tworzą silniejsze zachęty do szybkiego i skoncentrowanego projektu. Dostawcy na ogół nie chcą angażować zasobów w długotrwałe wdrożenia. Wolą przejść do kolejnego projektu lub poświęcić czas na wsparcie obecnych klientów.

Pozostają jeszcze integracje. Wielu dostawców oferuje gotowe integracje z popularnymi systemami ERP i płacowymi, choć często za dodatkową opłatą. Dziś stosunkowo łatwo jest też zbudować integracje samodzielnie lub z pomocą kompetentnego konsultanta. Kluczowe słowo to „kompetentnego”. Doświadczony konsultant ds. integracji wykona pracę szybko i niskim kosztem, natomiast ktoś bez odpowiedniej wiedzy łatwo może kosztować więcej, niż jest wart.

3. Bieżące zmiany: model cenowy pod lupą

Gdy system już działa, nieuchronnie pojawiają się nowe wymagania: zmieniają się przepisy podatkowe, organizacje się rozwijają, dochodzą nowe kraje, usprawnia się procesy i tak dalej. Sposób obsługi takich zgłoszeń zależy w dużej mierze od modelu cenowego dostawcy.

Jeśli bieżące zmiany są wliczone w opłatę licencyjną, dostawca ma wszelkie powody, by pomagać szybko i skutecznie. Jeśli każda zmiana wiąże się z dodatkowym kosztem, motywacja do szybkiej realizacji jest słabsza. Pojawia się też bariera: zaczyna się wahać przed zgłaszaniem usprawnień, ponieważ każda prośba oznacza kolejną opłatę za doradztwo. Zmiany, które powinny zostać wprowadzone, są odkładane lub nigdy nie zostają zrealizowane.

Warto zapytać dostawcę, co dokładnie obejmuje licencja, a co jest dodatkowo płatne. Jak na przykład wygląda aktualizacja stawek diet dla nowego kraju? Albo co się stanie, jeśli zechcą Państwo wprowadzić kolejne zasady dotyczące wydatków, których nie potrafią Państwo samodzielnie skonfigurować? Czy dostawca pomoże w ramach usługi, czy będzie to płatne zlecenie doradcze?

AI zmienia reguły gry również tutaj. Zmiany, które wcześniej wymagały czasu programistów, można dziś wprowadzać szybciej i angażując szersze grono osób. Powinno to znaleźć odzwierciedlenie w tym, jak dostawcy wyceniają swoje bieżące usługi. Jeśli tak nie jest, warto zapytać dlaczego. Mimo wszystkich rozmów o AI dostawcy wciąż doceniają, gdy uprzedzi się ich z pewnym wyprzedzeniem o planowanych zmianach. Robi się nieco trudno, gdy w piątek po południu informują Państwo, że w poniedziałek chcą uruchomić system w Meksyku (tak, to się zdarza). 🙂