Företagskort och reseräkningar: Vad du behöver veta

Vilken betalningsmodell fungerar bäst?

Det finns flera sätt att hantera betalningsansvar för företagskort. Här är de vanligaste vi ser och hur de fungerar i praktiken.

Kreditkort med individuell fakturering där den anställde får fakturan fungerar bäst administrativt. Den anställde lämnar in sina utlägg, ersätts av bolaget och betalar sedan fakturan med pengarna de fick i ersättning. Det yttersta ansvaret för fakturan ligger dock hos bolaget om den anställde inte betalar, men i praktiken skapar upplägget ett incitament: kvitton lämnas in i tid eftersom ersättningen är kopplad till det. Matchningsproblematiken minskar kraftigt jämfört med andra modeller.

En vanlig invändning är att de anställda inte hinner få ersättning innan fakturan förfaller. Betalningstiden på ett kreditkort kan vara 15 dagar, och om utbetalningarna körs en gång i månaden kan den anställde hamna i kläm. Det är dock ett problem som går att lösa. Sätt upp snabba automatiserade kontroller så att rapporter behandlas utan onödig fördröjning och kör utbetalningar oftare. Det går till och med att åstadkomma omedelbara utbetalningar så snart en rapport godkänts med hjälp av bankkopplingar. En utbredd metod i globala bolag är att göra utbetalningarna via leverantörsreskontra istället för lön. Anställda registreras då som leverantörer i en egen leverantörsserie.

Kreditkort med central fakturering innebär att fakturan går direkt till bolaget, och den ska såklart betalas oavsett om den anställde lämnat in kvitton eller inte. Det låter smidigt för den anställde, men skapar ett välkänt problem: utan ett tydligt ekonomiskt incitament tenderar anställda att lämna in kvitton för sent eller inte alls. Ekonomiavdelningen sitter med oförklarade transaktioner och jagar kvitton varje månad.

Prepaid-kort eller förbetalda kort är en modell som blivit populär bland kortcentrerade utläggsplattformar och bygger på att du fyller på ett konto hos kortleverantören, varifrån pengar dras när inköp görs. Upplägget delar samma grundproblem som centralt fakturerade kreditkort, där bolaget har betalat och den anställde därför saknar ekonomiskt incitament att lämna in kvitton i tid. Förbetalda kort har dessutom en extra nackdel: istället för att utnyttja en kredit måste bolaget fylla på kontot löpande, vilket binder kapital och skapar merarbete.

Om ni väljer ett upplägg där bolaget betalar direkt är systemstödet extra viktigt. Ni behöver kunna se exakt vilka transaktioner som ännu inte rapporterats, påminna anställda automatiskt och ge attestanter tydlig insyn i vad som väntar på dem. Hur väl det fungerar hänger direkt ihop med vilken data er bank levererar och hur. Mer om det nedan.

Vad banken faktiskt skickar och varför det spelar roll

När en anställd gör ett köp sker transaktionen via ett betalnätverk, antingen Visa eller Mastercard. Vissa banker skickar transaktionsdata till reseräkningssystemet direkt från nätverket via något som kallas Visa VCF eller Mastercard CDF. Ett problem med detta är att nätverket, alltså Visa eller Mastercard, inte har koll på bankens egna avgifter och valutaväxlingspåslag. Det innebär att transaktionsbeloppet som skickas till reseräkningssystemet ibland inte stämmer med vad som faktiskt debiteras på fakturan.

Resultatet är att matchningen inte blir helt rätt, och man behöver därför sätta upp en process för att rätta dessa differenser om organisationen har centralt fakturerade kort. Fråga er bank om de levererar data i ett eget format som inkluderar slutliga belopp, bankens avgifter, och fakturadata, och inte bara nätverkets standardfil.

Realtidsauktorisering gör stor skillnad. Traditionellt sett syns kortköp i reseräkningssystemet efter en till tre dagar, när transaktionen slutbehandlats och skickats i en nattlig batch. Varje köp genererar dock en auktorisering direkt, och banker med rätt teknisk kapacitet kan leverera den i realtid till reseräkningssystemet.

Med realtidsauktorisering kan systemet pinga den anställde att bifoga kvitto direkt efter köpet, innan det hinner glömmas bort. Matchningen blir enklare, upplevelsen för den anställde bättre, och ekonomiavdelningen ser vad som händer nästan i realtid.

Fråga er potentiella kortleverantör: kan ni leverera auktorisationsdata i realtid? Och hur levereras den? Via API är bäst, och automatiserade filöverföringar fungerar, men manuell nedladdning från en bankportal är ett problem.

Geografisk täckning: Ingen lösning täcker hela världen

Det finns idag ingen aktör som har kortutgivning i alla länder. Det är värt att undersöka vilka marknader er kortleverantör täcker och vara beredd på att olika marknader kan behöva olika kortlösningar.

Fragmenteringen talar för att välja ett reseräkningssystem som är kortagnostiskt. Det vill säga ett system som kan importera transaktionsdata från vilken bank som helst, snarare än ett som är låst till en specifik kortleverantör. Det ger er friheten att välja det bästa kortet per marknad utan att behöva byta reseräkningssystem.

Vad reseräkningssystemet behöver klara

Kortprogrammet är bara så bra som det system som hanterar data från det.

Automatisk matchning. Systemet bör matcha korttransaktioner mot kvitton automatiskt, den anställde ska inte behöva göra det manuellt.

Automatiska påminnelser. Anställda lämnar inte alltid in kvitton i tid. Automatiserade påminnelser minskar behovet av manuell uppföljning, och fungerar bäst när systemet får realtidsauktorisering från banken och kan pinga den anställde direkt efter köpet.

Insyn för ekonomiavdelningen. Ekonomifunktionen behöver kunna se vilka transaktioner som är utestående, var i flödet de befinner sig och vem som ansvarar för dem. Det är särskilt viktigt om ni har ett upplägg där bolaget betalar fakturan direkt.

Kortagnostisk approach. Systemet bör hantera transaktionsdata från olika banker och kortleverantörer, inte vara låst till en specifik kortutgivare.

Frågor att ställa innan ni väljer

1. Vilken betalningsmodell passar vår organisation och kultur bäst?
2. Levererar banken realtidsauktorisering, eller data i nattliga omgångar?
3. Skickar banken data via nätverkets standardformat eller ett eget format med fullständiga belopp och fakturadata?
4. Vilka länder täcker kortleverantören, och hur hanteras marknader de inte täcker?
5. Är reseräkningssystemet kortagnostiskt, det vill säga kan det ta emot transaktioner från vilken bank som helst?