Färre manuella processer: Hur rätt reseräkningssystem effektiviserar ekonomiavdelningen

Problemet börjar innan rapporten når ekonomi

Ekonomi- eller löneavdelningens arbete hamnar ofta i slutet av reseräkningsflödet, där arbetsbelastning är direkt kopplad till vad som hänt tidigare i processen.

Om anställda inte guidats att lämna in rätt underlag behöver deras rapporter returneras och kompletteringar behöver begäras. Om chefer attesterat slentrianmässigt utan att granska innehållet hamnar felen hos ekonomi istället. Om systemet saknar automatiska kontroller för policy och skattelogik är det också ekonomiavdelningen som får hitta och rätta felen manuellt.

Det mest effektiva sättet att minska ekonomiavdelningens manuella arbete är därför att lösa problemen uppströms hos den anställde, innan inlämning, och hos attestanten, innan godkännande.

Vad systemet bör fånga automatiskt

Ett modernt reseräkningssystem bör göra en första screening av varje rapport innan den når en attestant eller ekonomifunktion. Det handlar inte om att ersätta mänsklig bedömning, utan om att säkerställa att det som når en människa kräver en bedömning.

Kvaliteten på de automatiska kontrollerna är direkt beroende av hur mycket systemet förstår om varje köp. De flesta system läser ut datum, belopp och valuta men ett system som också förstår saker såsom ifall underlaget är ett kvitto eller en orderbekräftelse, om det ingick alkohol på en restaurangnota, var köpet gjordes, och vilket klockslag det skedde, är ett system som klarar av kontroller som ett grundläggande system inte har möjlighet till.

Med förståelse för köpet bör systemet kunna göra saker såsom att:

• Identifiera om underlaget ser ut att vara ett giltigt kvitto och annars be om rätt dokument
• Kontrollera om ett köp bryter mot policy och förklara varför, så att den anställde kan korrigera innan inlämning
• Flagga dubbletter baserat på mer än bara belopp och datum
• Korsanalysera registreringar och exempelvis flagga när måltidsavdrag saknas mot traktamente för samma dag

Ju mer systemet förstår om varje köp, desto mer av det ekonomiavdelningen idag gör manuellt kan göras automatiskt.

Attestflöden som reagerar på innehållet

En stor del av ekonomiavdelningens arbete handlar om att hantera det som de övriga attestanterna antingen missat eller inte är kvalificerade att bedöma.

De flesta organisationer kopierar sitt fakturaflöde när de designar attestrutiner för reseräkningar: linjechefen godkänner och belopp över en viss nivå eskaleras uppåt. Dock skiljer sig reseräkningar från fakturor på flera viktiga punkter. Köpen är allt som oftast inte godkända på förhand, som är fallet med leverantörer bolaget har avtal med, volymen är högre, beloppen är låga, och en enskild rapport kan innehålla dussintals poster av vitt skilda slag. Resultatet är att chefer oftast antingen godkänner allt utan att granska, eller lägger oproportionerligt mycket tid på triviala poster.

Ett system ska dels flagga sådant som en granskare bör uppmärksamma, men ett smartare flöde kan dessutom reagera på vad som faktiskt finns i rapporten. Kostnader som bokas mot mjukvara kan gå direkt till teknikchefen för granskning, en representationsnota med den granskande chefen som deltagare bör automatiskt gå förbi chefen till nästa nivå, kanske att utlägg med alkohol kan trigga ett extra steg hos ekonomi. Stickprovskontroller kan användas för att fånga det som passerar genom automatisk attestering.

Detta minskar inte bara ekonomiavdelningens arbete, utan gör granskningen mer meningsfull.

Skattehantering som faktiskt fungerar

En tidskrävande uppgift är att rätta skattemässiga fel som systemet inte klarar av att hantera. Felaktig momsbehandling, representation som bokförts utan korrekt uppdelning, traktamente som beräknats fel i ett visst land.

Att fråga en leverantör om deras reseräkningssystem stödjer skattehantering i ett visst land ger sällan ett meningsfullt svar, eftersom svaret nästan alltid är ja. Det intressanta är istället hur systemet stödjer skattehanteringen. Ett system som löser skattehantering genom att kräva att den anställde kommer ihåg rätt klickrutin, eller att ekonomiavdelningen sätter upp en workaround, stödjer egentligen inte regeln utan delegerar problemet.

Automatiseringen bör gå hela vägen. Involvera representanter från era lokala marknader när ni utvärderar system. De vet vilka scenarier som är kritiska och kan ställa frågor som ni annars aldrig hade tänkt på.

Analys och insyn

En ekonomiavdelning som lägger merparten av sin tid på att granska och rätta enskilda transaktioner har lite tid över för att förstå var pengarna tar vägen och varför.

Ett bra reseräkningssystem ger ekonomiavdelningen insyn i hela organisationens utläggsdata. Det bör såklart gå att filtrera på bolag, kostnadsställe, kategori och tidsperiod. Men det finns fler dimensioner som ofta förbises. Hur mycket pengar lägger organisationen hos olika leverantörer? Det kanske finns en möjlighet att förhandla volymrabatter eller konsolidera inköp? Hur effektivt är granskningsflödet och var uppstår fördröjningar? Och för organisationer med hållbarhetsmål, hur mycket koldioxid genererar organisationens resor, och hur fördelas det per avdelning eller land? Det är frågor som antingen tar mycket tid att rota fram manuellt, eller som aldrig besvaras om systemet inte har stöd för det.

Frågor att ställa leverantören

1. Vilka automatiska kontroller erbjuder systemet, och hur konfigureras de?
2. Hur djupt förstår systemet varje kvitto, kan det se mer än de grundläggande fälten?
3. Hur hanteras attestflöden som reagerar på rapportens innehåll, och inte bara organisationsstrukturen?
4. Hur sköts skattehantering i de länder ni verkar i?
5. Vilka analysverktyg finns för ekonomiavdelningen för att följa upp utläggsdata?