Förenkla reseräkningar utan kostsamma konsulter

1. Upphandlingen: Ta kommandot själv

Det är vanligt att anlita en extern konsult för att driva upphandlingsprocessen, skriva en RFP och att utvärdera leverantörer. Det kan fungera, men vi ser ofta att kunden faktiskt vet mer än vad konsulten gör. Du känner till era pain-points, era system och era processer. Många externa konsulter har bara kunskap kring upphandlingsprocessen och det är inte samma sak.

Vårt råd: driv processen själv och involvera rätt personer internt. Ha med er de som faktiskt sitter med reseräkningarna och vet var det skaver, de som är insatta i era system och integrationer, och gärna någon som håller sig uppdaterad på vad som händer på AI-fronten. Förväntningarna på vad ett modernt system ska klara av har förändrats snabbt och det är värt att ha med sig någon som känner till vad som är möjligt och kan hjälpa er att avgöra vilka krav ni bör ställa på ett modernt system.

Med det sagt, det finns såklart duktiga externa konsulter som kan hjälpa er genom hela processen. De är i så fall vanligtvis personer med djup förståelse för domänen.

2. Implementationen: Snabb och fokuserad

Konsultkostnader under implementation kan komma från flera håll: extern projektledare, integrationskonsulter, konsulter för att konfigurera kringliggande system, och leverantörens egna implementationstimmar.

En extern projektledare utan domänkunskap är sällan en bra idé. Den som leder implementationen bör förstå reseräkningar, skattelogik och era affärsprocesser. En generell projektledare utan den kunskapen är mest i vägen, då det är en person man måste förklara saker för.

Med eller utan extern projektledare, fokusera på snabb implementation så kostar det mindre. Varför ska det ta lång tid? Jo, saker kan ta tid när beslut ska debatteras och förankras, och så måste det såklart vara ibland. Men konfigurationer behöver inte ta tid. Ett flexibelt system ger visserligen nya möjligheter, vilket innebär nya val om hur ni ska jobba, och det leder till att beslut måste fattas. Kom då ihåg att en bra leverantör ofta har tydliga råd baserade på erfarenhet från hundratals liknande implementationer, och det är ofta klokt att följa dem. Mycket kan justeras senare.

En sak som förändrats med AI är att det som tidigare krävde en utvecklare idag ofta kan konfigureras av någon som förstår djupet i en skatteregel och relevant affärslogik, utan att vara programmerare. Fler roller kan utföra jobbet, färre behöver involveras, vilket gör att det går snabbare.

Titta också på leverantörens prismodell för implementation. Betalar ni per timme eller ett fast pris, eller ingår implementationen? Om leverantören debiterar per timme finns inga tydliga incitament att arbeta effektivt. Fast pris eller inkluderad implementation skapar bättre förutsättningar för ett snabbt och fokuserat arbete. Leverantören vill inte binda resurser i projekt, de vill vidare till nästa implementation eller ägna tiden åt kundvård.

Så till integrationer. Många leverantörer har färdiga kopplingar till vanliga ERP- och lönesystem, även om de ofta kostar extra. Det är numera också relativt enkelt att bygga integrationer själv eller med hjälp av en kompetent konsult. Nyckeln är just det: kompetens. En duktig integrationskonsult kan göra jobbet snabbt och billigt, en som saknar den kompetensen gör att det kostar mer än vad det smakar.

3. Löpande anpassningar: Kolla prismodellen

När systemet är på plats uppstår löpande behov av anpassningar: nya skatteregler, organisationsförändringar, nya länder, förbättrade flöden, och så vidare. Hur det hanteras beror mycket på leverantörens prismodell.

Om anpassningar ingår i licensavgiften har leverantören incitament att hjälpa er snabbt och väl. Om det istället kostar är incitamenten för snabb leverans svagare och när varje förändring kostar konsultarvode uppstår dessutom en tröskel där ni tvekar att fråga om saker. Förbättringar som borde ha gjorts skjuts upp eller blir aldrig av.

Fråga leverantören vad som ingår i licensen och vad som tillkommer. Hur hanteras till exempel en uppdatering av traktamentesbelopp i ett nytt land? Eller vad händer om ni vill lägga till ytterligare en policy som ni inte vet hur man sätter upp själva? Är det någonting de hjälper er med, eller är det ett fakturerbart ärende?

Här förändrar AI också spelplanen. Anpassningar som tidigare krävde utvecklartid kan idag göras snabbare och av fler roller. Det borde synas i hur leverantören prissätter sitt löpande arbete. Om det inte gör det är det värt att fråga varför. Men kom ihåg att trots allt prat om AI kan en leverantör fortfarande behöva lite framförhållning innan du vill ändra något. Det blir till exempel knivigt när du meddelar fredag eftermiddag att ni vill gå live i Mexiko på måndag (ja, sånt händer.) 🙂