Päivärahojen ja kulukorvausten automatisointi: mitä kannattaa tietää

Mikä on päiväraha?

Päiväraha on kiinteämääräinen korvaus työntekijälle työmatkalla aiheutuvista tavanomaista suuremmista elinkustannuksista, ennen kaikkea aterioista ja muista pienistä menoista. Päivärahan vaihtoehto on todellisten kustannusten korvaaminen, jolloin työntekijälle korvataan ateriat ja vastaavat menot kuitteja vastaan.

Suomi eroaa monista muista Euroopan maista siinä, että työmatkojen ateriakulujen korvaukset ovat veronalaista etua, kun taas päiväraha voidaan maksaa verovapaasti Verohallinnon vahvistamiin määriin asti. Useimmissa muissa maissa molemmat korvausmuodot ovat työmatkoilla verovapaita. Siksi yritysten tavoissa korvata työntekijöidensä kuluja on niissä enemmän vaihtelua kuin Suomessa, jossa päiväraha on vallitseva malli.

Päiväraha on yleisin korvausmuoto myös Norjassa, Ruotsissa, Saksassa, Puolassa ja useissa muissa Euroopan maissa. Poikkeuksiakin kuitenkin on. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa päivärahasta on säädetty verolainsäädännössä, mutta monet yritykset korvaavat silti työntekijöidensä todelliset kustannukset. Joissakin maissa päivärahaa ei tunneta lainkaan vero-oikeudellisena käsitteenä, mutta yritykset voivat usein silti ottaa käyttöön omia kiinteämääräisiä päivärahamallejaan.

Harvoin joko–tai-valinta

Kansainvälisille organisaatioille valinta päivärahan ja todellisten kustannusten korvaamisen välillä on harvoin joko–tai-kysymys. Yleisintä on käyttää päivärahaa maissa, joissa se on vakiintunut käytäntö, ja muissa maissa korvata todelliset kustannukset. Tällöin aamiaiselle, lounaalle ja päivälliselle asetetaan enimmäismäärä, jotta korvaustasot pysyvät maailmanlaajuisesti suunnilleen yhtenäisinä.

Tämä tarkoittaa, että järjestelmän on pystyttävä käsittelemään molempia malleja rinnakkain, mieluiten logiikalla, joka tekee niistä vertailukelpoisia ja suhteellisen helppoja hallinnoida.

Laskentamallit vaihtelevat suuresti

Laskentamallit vaihtelevat myös maissa, joissa päivärahasta on säädetty laissa. Päämalleja on periaatteessa kolme:

Kalenteripäiväkohtainen: päiväraha lasketaan kalenteripäivää kohden 24 tunnin jaksot: päiväraha lasketaan sen mukaan, kuinka monta 24 tunnin jaksoa matka kattaa Kiinteät ateriakohtaiset summat: aamiainen, lounas ja päivällinen korvataan kiinteillä summilla

Lisäksi on maita, joissa ei ole lainkaan lakisääteistä mallia, mutta joihin voidaan luoda sisäinen malli.

Kymmenessä maassa toimivalle organisaatiolle tämä voi tarkoittaa kymmentä eri laskentalogiikkaa. Toimittajalta kannattaa kysyä, mille maille on valmiit mallit ja miten niitä ylläpidetään, kun summat muuttuvat. Seuraava kysymys on yhtä tärkeä: miten käsitellään maat, joille ei ole valmista mallia?

Maailmanlaajuinen malli on mahdollinen, mutta se vaatii oikean järjestelmän

Jotkin organisaatiot päättävät käyttää päivärahaa kaikissa maissa, myös niissä, joissa se ei ole tavanomaista, jotta niillä olisi yhtenäinen maailmanlaajuinen käytäntö. Tämä voi olla täysin perusteltu valinta, koska se luo työntekijöille tasavertaiset ehdot riippumatta siitä, missä he ovat.

Hyvin harva järjestelmä kuitenkaan pystyy tähän käytännössä. Päivärahamallien rakentaminen ja ylläpitäminen kaikille maille on perinteisesti ollut kallista sekä kehityksen että jatkuvan ylläpidon osalta, koska jonkun on päivitettävä järjestelmä aina, kun jonkin maan summat muuttuvat. Vielä kalliimpaa on, jos on rakennettava oma kiinteämääräinen malli.

Tekoäly on muuttanut tämän. Jos järjestelmä pystyy ottamaan vastaan tavallisella tekstillä kirjoitetun kuvauksen jonkin maan päivärahasäännöistä ja luomaan niiden pohjalta laskentalogiikan, suuri osa teknisistä esteistä poistuu*. Se, mikä aiemmin vaati kehittäjää, onnistuu nyt henkilöltä, joka ymmärtää verotuksen logiikan ja osaa antaa järjestelmälle olennaisen lainsäädännön. Maailmanlaajuinen malli muuttuu yhtäkkiä toteuttamiskelpoiseksi ilman, että ylläpitokustannukset karkaavat käsistä.

*Tekoäly voi hallusinoida ja keksiä omia ratkaisujaan, joten koodi ja laskentamallit on edelleen testattava.

Korvaustasot, jotka eivät aina ole verovapaita

Päivärahaa ei tarvitse asettaa täsmälleen verovapaalle tasolle. Jotkin organisaatiot maksavat enemmän, joko kiinteänä lisänä tietyille maille, prosentuaalisena korotuksena verovapaisiin summiin ja/tai veronalaisena päivärahana yhden päivän matkoille, joista verovapaata päivärahaa ei makseta.

Lisäksi on otettava huomioon työehtosopimukset, joiden perusteella saman organisaation eri henkilöstöryhmillä voi olla oikeus eri korvaustasoihin. Järjestelmän on pystyttävä käsittelemään tämä tarvittaessa.

Mitä järjestelmän on hallittava

Joustava konfigurointi. Pystyykö järjestelmä käsittelemään juuri teidän maanne ja mallinne? Voitteko määrittää oman laskentalogiikan maille, joille ei ole valmista mallia, ja kuinka vaikeaa se on käytännössä?

Selkeä käyttöliittymä. Tekoälyagentit voivat hoitaa yhä enemmän hallinnollisesta työstä, mutta toistaiseksi ihmisen pitäisi edelleen pystyä ymmärtämään ja kirjaamaan päiväraha lukematta käyttöohjetta. Tämä kannattaa testata esittelyssä todellisten tilanteiden avulla.

Integraatio kuittien kanssa ja ristiintarkistus. Päivärahajärjestelmän tulisi mieluiten toimia yhdessä järjestelmän kuittienkäsittelyn kanssa. Jos työntekijällä on ravintolakuitti samalta päivältä, jolle on kirjattu päiväraha, järjestelmän pitäisi tunnistaa, että päivärahaa on alennettava aterian vuoksi. Tämän pitäisi tapahtua automaattisesti eikä vasta manuaalisen tarkistuksen jälkeen.

Kysymyksiä toimittajalle

1. Mille maille on valmiit päivärahamallit, ja miten niitä ylläpidetään, kun summat muuttuvat?
2. Miten käsitellään maat, joille ei ole valmista mallia? Voimmeko määrittää omia laskelmia?
3. Tukeeko järjestelmä todellisten kustannusten korvaamista päivärahan rinnalla?
4. Pystyykö järjestelmä käsittelemään veronalaisia lisiä verovapaiden summien päälle?
5. Miten työehtosopimukset tai muut henkilöstöryhmäkohtaiset poikkeamat käsitellään?
6. Tunnistaako järjestelmä, että päivärahaa on alennettava, jos työntekijällä on ravintolakuitti samalta päivältä?