Yrityskortit ja kulujen raportointi: tämä kannattaa tietää

Mikä maksumalli toimii parhaiten?

Yrityskorttien maksuvastuun voi järjestää usealla tavalla. Tässä yleisimmät näkemämme mallit ja se, miten ne toimivat käytännössä.

Luottokortit henkilökohtaisella laskutuksella, joissa työntekijä saa laskun, toimivat hallinnollisesti parhaiten. Työntekijä raportoi kulunsa, saa korvauksen yritykseltä ja maksaa sen jälkeen laskun saamillaan rahoilla. Lopullinen vastuu laskusta on kuitenkin yrityksellä, jos työntekijä ei maksa sitä, mutta käytännössä malli luo kannustimen: kuitit toimitetaan ajallaan, koska korvaus riippuu siitä. Täsmäytysongelmat vähenevät selvästi muihin malleihin verrattuna.

Yleinen vastaväite on, etteivät työntekijät ehdi saada korvausta ennen laskun eräpäivää. Luottokortin maksuaika voi olla 15 päivää, ja jos korvaukset maksetaan vain kerran kuukaudessa, työntekijä voi joutua hankalaan tilanteeseen. Ongelma on kuitenkin ratkaistavissa. Ottakaa käyttöön nopeat, automatisoidut tarkistukset, jotta raportit käsitellään ilman turhia viiveitä, ja maksakaa korvauksia useammin. Pankkiyhteyksien avulla korvaukset voidaan maksaa jopa välittömästi heti, kun raportti on hyväksytty. Globaaleissa yrityksissä yleinen tapa on maksaa korvaukset ostoreskontran kautta palkanmaksun sijaan. Työntekijät rekisteröidään tällöin toimittajiksi omaan toimittajaryhmäänsä.

Luottokortit keskitetyllä laskutuksella tarkoittavat, että lasku menee suoraan yritykselle, ja se on tietenkin maksettava riippumatta siitä, onko työntekijä toimittanut kuitit vai ei. Se kuulostaa työntekijän kannalta kätevältä, mutta luo tunnetun ongelman: ilman selkeää taloudellista kannustinta työntekijät toimittavat kuitit usein myöhässä tai eivät lainkaan. Talousosasto jää selvittämättömien tapahtumien kanssa ja joutuu jahtaamaan kuitteja joka kuukausi.

Prepaid-kortit ovat malli, joka on yleistynyt korttikeskeisten kulunhallinta-alustojen keskuudessa. Siinä kortintarjoajan tilille ladataan rahaa, josta veloitetaan ostoksia tehtäessä. Mallissa on sama perusongelma kuin keskitetysti laskutetuissa luottokorteissa: yritys on jo maksanut, joten työntekijällä ei ole taloudellista kannustinta toimittaa kuitteja ajallaan. Prepaid-korteissa on lisäksi toinen haittapuoli: luoton hyödyntämisen sijaan yrityksen on ladattava tiliä jatkuvasti, mikä sitoo pääomaa ja aiheuttaa lisätyötä.

Jos valitsette mallin, jossa yritys maksaa suoraan, järjestelmätuki on erityisen tärkeää. Teidän on pystyttävä näkemään tarkalleen, mitä tapahtumia ei ole vielä raportoitu, muistuttamaan työntekijöitä automaattisesti ja antamaan hyväksyjille selkeä näkymä siihen, mitä heillä on odottamassa. Se, miten hyvin tämä toimii, riippuu suoraan siitä, mitä tietoja pankkinne toimittaa ja miten. Lisää tästä alla.

Mitä pankki todella lähettää ja miksi sillä on väliä

Kun työntekijä tekee ostoksen, tapahtuma kulkee maksuverkon kautta, joko Visan tai Mastercardin. Jotkin pankit lähettävät tapahtumatiedot kulunhallintajärjestelmään suoraan verkosta niin sanottujen Visa VCF- tai Mastercard CDF -tiedostojen kautta. Ongelmana on, ettei verkko eli Visa tai Mastercard tiedä pankin omista maksuista ja valuutanvaihtolisistä. Tämä tarkoittaa, että kulunhallintajärjestelmään lähetetty tapahtumasumma ei aina vastaa laskulla todellisuudessa veloitettua summaa.

Tämän seurauksena täsmäytys ei ole täysin oikea, ja jos organisaationne käyttää keskitetysti laskutettuja kortteja, teidän on luotava prosessi näiden erojen korjaamiseen. Kysykää pankiltanne, toimittaako se tiedot omassa muodossaan, joka sisältää lopulliset summat, pankin maksut ja laskutiedot – eikä pelkästään verkon vakiotiedostoa.

Reaaliaikainen auktorisointi tekee suuren eron. Perinteisesti korttiostot näkyvät kulunhallintajärjestelmässä yhdestä kolmeen päivän kuluttua, kun tapahtuma on käsitelty loppuun ja lähetetty yöllisessä eräajossa. Jokainen ostos synnyttää kuitenkin auktorisoinnin välittömästi, ja pankit, joilla on siihen tekniset valmiudet, voivat toimittaa sen kulunhallintajärjestelmään reaaliajassa.

Reaaliaikaisen auktorisoinnin ansiosta järjestelmä voi pyytää työntekijää liittämään kuitin heti oston jälkeen, ennen kuin asia unohtuu. Täsmäytys helpottuu, työntekijän kokemus paranee ja talousosasto näkee tapahtumat lähes reaaliajassa.

Kysykää mahdolliselta kortintarjoajaltanne: pystyttekö toimittamaan auktorisointitiedot reaaliajassa? Ja miten ne toimitetaan? API on paras vaihtoehto, ja automatisoidut tiedostosiirrot toimivat, mutta manuaaliset lataukset pankin portaalista ovat ongelma.

Maantieteellinen kattavuus: mikään ratkaisu ei kata koko maailmaa

Tällä hetkellä ei ole toimijaa, joka myöntäisi kortteja kaikissa maissa. Kannattaa selvittää, mitä markkinoita kortintarjoajanne kattaa, ja varautua siihen, että eri markkinat voivat vaatia erilaisia korttiratkaisuja.

Tämä hajanaisuus puhuu korttiriippumattoman kulunhallintajärjestelmän puolesta – eli järjestelmän, joka pystyy tuomaan tapahtumatietoja mistä tahansa pankista sen sijaan, että se olisi sidottu tiettyyn kortintarjoajaan. Näin voitte valita jokaiselle markkinalle parhaan kortin ilman, että teidän tarvitsee vaihtaa kulunhallintajärjestelmää.

Mihin kulunhallintajärjestelmän on pystyttävä

Korttiohjelmanne on vain niin hyvä kuin järjestelmä, joka käsittelee sen tietoja.

Automaattinen täsmäytys. Järjestelmän tulisi täsmäyttää korttitapahtumat kuitteihin automaattisesti – työntekijän ei pitäisi joutua tekemään sitä käsin.

Automaattiset muistutukset. Työntekijät eivät aina toimita kuitteja ajallaan. Automaattiset muistutukset vähentävät manuaalisen seurannan tarvetta ja toimivat parhaiten, kun järjestelmä saa pankilta reaaliaikaiset auktorisoinnit ja voi muistuttaa työntekijää heti oston jälkeen.

Näkyvyys talousosastolle. Taloustiimin on nähtävä, mitkä tapahtumat ovat avoinna, missä vaiheessa prosessia ne ovat ja kuka niistä vastaa. Tämä on erityisen tärkeää, jos teillä on malli, jossa yritys maksaa laskun suoraan.

Korttiriippumattomuus. Järjestelmän tulisi pystyä käsittelemään tapahtumatietoja eri pankeilta ja kortintarjoajilta sen sijaan, että se olisi sidottu tiettyyn kortinmyöntäjään.

Kysymyksiä, jotka kannattaa esittää ennen valintaa

1. Mikä maksumalli sopii parhaiten organisaatiollemme ja yrityskulttuurillemme?
2. Toimittaako pankki reaaliaikaiset auktorisoinnit vai tiedot yöllisinä erinä?
3. Lähettääkö pankki tiedot verkon vakiomuodossa vai omassa muodossaan, joka sisältää täydet summat ja laskutiedot?
4. Missä maissa kortintarjoaja toimii, ja miten hoidetaan markkinat, joita se ei kata?
5. Onko kulunhallintajärjestelmä korttiriippumaton, eli voiko se vastaanottaa tapahtumia mistä tahansa pankista?