Kulunhallinta konsernissa: mitä kannattaa ottaa huomioon

Matkalaskujen käsittely yhdessä yhtiössä on yksi asia. Saman tekeminen konsernissa, jossa on kymmenen, kaksikymmentä tai sata yhtiötä useissa maissa, on aivan toinen. Silti monet organisaatiot valitsevat järjestelmiä, joita ei ole rakennettu tällaista monimutkaisuutta varten, ja maksavat siitä manuaalisena työnä, epäjohdonmukaisena ohjeiden noudattamisena ja turhauttavana hallinnointina. Tässä artikkelissa käydään läpi, mikä on tärkeää, kun valitaan kulunhallintajärjestelmää monen yhtiön organisaatiolle.

Skaalautuvuuden on oltava sisäänrakennettua alusta alkaen

Yleisin virhe on valita järjestelmä, joka toimii hyvin yhdessä yhtiössä, ja yrittää sitten laajentaa se koko konserniin. Lopputulos on harvoin hyvä. Skaalautuvaksi rakennettu järjestelmä toimii eri tavalla jo tietomallinsa tasolla.

Konkreettinen esimerkki tästä ovat mallipohjat. Hyvin rakennetussa järjestelmässä voidaan käyttää mallipohjia, joita sovelletaan eri tasoilla: globaalisti koko konserniin, esimerkiksi alueittain kuten Pohjoismaissa tai DACH-alueella, ja paikallisesti yhtiötasolla kaikkeen, minkä on poikettava muista. Kun koko konsernia koskevaa tilinumeroa muutetaan, muutos tehdään kerran ja se tulee voimaan kaikkialla.

Yhtä tärkeää on pystyä tekemään muutoksia, jotka kulkevat yhtiörakenteen poikki. Oletetaan, että useiden eri yhtiöiden henkilöstöryhmä kuuluu saman työehtosopimuksen piiriin, mutta ei välttämättä samaan alueeseen, ja heitä on kohdeltava yhdenmukaisesti. Järjestelmän pitäisi tukea tätä ilman, että jokainen yhtiö on konfiguroitava erikseen.

Käyttöoikeudet, näkyvyys ja palvelukeskukset

Konsernissa harvoin kaikilla on oikeus nähdä kaikkea. Ruotsalaisen yhtiön talouscontroller saattaa tarvita täyden näkyvyyden Ruotsiin mutta rajatun näkyvyyden muihin markkinoihin. Lisäksi palvelukeskus (shared service center), joka hoitaa usean yhtiön palkat ja matkalaskut, tarvitsee esimerkiksi erilaisen käyttöoikeusrakenteen kuin paikallinen taloushallinto.

Toimittajalta kannattaa kysyä, miten käyttöoikeudet rakennetaan suhteessa yhtiöihin. Voimmeko käyttää eri palvelukeskuksia, joilla on näkyvyys konsernin eri osiin? Voiko hyväksyjä nähdä ja käsitellä useita yhtiöitä koskevia kuluja yhdessä ja samassa prosessissa?

Nämä ovat yksityiskohtia, jotka on helppo ohittaa esittelyssä, mutta ne ratkaisevat, onko hallinnointi käytännössä hallittavaa vai ei.

Globaali ja paikallinen samanaikaisesti

Yksi monikansallisen konsernin vaikeimmista tasapainoiluista on pitää yhtenäisenä se, minkä kuuluu olla yhtenäistä, pakottamatta kaikkia yhtiöitä täsmälleen samaan ratkaisuun.

Joidenkin asioiden pitää olla globaaleja, kuten yleisten toimintaperiaatteiden, koko konsernin yhteisten hyväksyntäprosessien ja organisaatiossa ylöspäin suuntautuvan raportoinnin. Toisten asioiden on oltava paikallisia: SSO-ratkaisut voivat joutua eroamaan yhtiöiden välillä, ERP-integraatiot voivat vaihdella sen mukaan, mitä järjestelmää kullakin markkinalla käytetään, ja paikalliset verosäännöt vaativat paikallista konfigurointia.

Hyvin rakennettu järjestelmä hallitsee molemmat niin, ettei toinen heikennä toista. Globaali vaikuttaa globaalisti, ja paikallinen voi poiketa rikkomatta kokonaisuutta.

Verokäsittely jokaisessa maassa, ei vain ”tuemme sitä maata”

Useassa maassa toimivalle konsernille verokäsittely on yksi kriittisimmistä kysymyksistä. Kun toimittajalta kysyy, tukeeko järjestelmä tiettyä maata, vastaus on harvoin hyödyllinen. Vastaus on lähes aina kyllä, mutta kiinnostavaa on se, miten.

Miten esimerkiksi arvonlisäveron jakaminen hoidetaan Norjassa? Miten päivärahat lasketaan maassa, jolle toimittajalla ei ole valmista mallia? Miten edustuskuluja käsitellään Ruotsissa verrattuna Saksaan? Toimittaja, joka ratkaisee verokäsittelyn niin, että työntekijän on muistettava tietty klikkausrutiini tai taloushallinnon on rakennettava kiertotie, ei todellisuudessa tue sääntöä vaan siirtää ongelman muille. Automaation pitäisi kattaa koko prosessi, ei pysähtyä puolitiehen.

Ottakaa paikallisten markkinoidenne edustajat mukaan hankintaan. He tietävät, mitkä tilanteet ovat heille kriittisiä, ja esittävät kysymyksiä, joita ette olisi itse tulleet ajatelleeksi.

Tekoäly muuttaa sitä, mitä hallinnointi konsernissa voi olla

Kulunhallintajärjestelmän hallinnointi suuressa konsernissa on perinteisesti vaatinut omia resursseja ja joskus ulkopuolisia konsultteja jokaiseen muutokseen. Näin ei ole enää.

Järjestelmissä, jotka ottavat vastaan ohjeita tavallisella kielellä, ylläpitäjä voi kuvata, mitä pitää tapahtua, ja järjestelmä toteuttaa sen. Esimerkiksi: ”Muuta taksin tilinumero kaikissa yhtiöissä muotoon X” tai ”Lisää Sara avustajaksi kaikille yhtiössä Y”. Tämä muuttaa sitä, kuka voi hallinnoida järjestelmää ja kuinka nopeasti muutoksia voidaan tehdä, ilman että jokainen säätö vaatii konsulttia tai kehittäjää.

Kysymyksiä, jotka kannattaa esittää jokaiselle toimittajalle

  1. Miten järjestelmä on rakennettu hallitsemaan konsernirakennetta, jossa on monta yhtiötä? Onko selkeä mallipohjakonsepti?
  2. Miten teemme muutoksen, joka koskee koko konsernia, ja miten muutoksen, joka koskee vain yhtä yhtiötä?
  3. Voimmeko käyttää samassa asennuksessa eri SSO-ratkaisuja ja ERP-integraatioita eri yhtiöille?
  4. Miten rakennamme käyttöoikeudet palvelukeskuksille, joilla on näkyvyys useisiin yhtiöihin?
  5. Miten verokäsittely hoidetaan maissa, joissa toimimme? Käykää läpi konkreettisia tilanteita.