Vähemmän manuaalista työtä: miten oikea kulunhallintajärjestelmä keventää talousosaston työtaakkaa

Ongelma alkaa ennen kuin kululasku päätyy talousosastolle

Talous- tai palkkahallinto on usein kululaskuprosessin viimeinen vaihe, ja sen työmäärä riippuu suoraan siitä, mitä prosessissa on tapahtunut aiemmin.

Jos työntekijöitä ei ole ohjattu toimittamaan oikeita tositteita, heidän kululaskunsa täytyy palauttaa ja täydennyksiä pyytää. Jos esihenkilöt hyväksyvät kululaskuja rutiininomaisesti tarkistamatta niiden sisältöä, virheet päätyvät talousosastolle. Ja jos järjestelmästä puuttuvat automaattiset tarkistukset kulupolitiikan ja verosääntöjen osalta, talousosasto joutuu myös etsimään ja korjaamaan virheet käsin.

Tehokkain tapa vähentää talousosaston manuaalista työtä on siksi ratkaista ongelmat aiemmassa vaiheessa: työntekijän luona ennen kululaskun lähettämistä ja hyväksyjän luona ennen hyväksyntää.

Mitä järjestelmän tulisi tunnistaa automaattisesti

Modernin kulunhallintajärjestelmän tulisi tehdä jokaiselle kululaskulle alustava tarkistus ennen kuin se päätyy hyväksyjälle tai talousosastolle. Tarkoituksena ei ole korvata ihmisen harkintaa, vaan varmistaa, että ihmisen käsiteltäväksi päätyy vain se, mikä todella vaatii harkintaa.

Automaattisten tarkistusten laatu riippuu suoraan siitä, kuinka paljon järjestelmä ymmärtää kustakin ostosta. Useimmat järjestelmät tunnistavat päivämäärän, summan ja valuutan. Järjestelmä, joka ymmärtää lisäksi esimerkiksi sen, onko tosite kuitti vai tilausvahvistus, sisältääkö ravintolalasku alkoholia, missä ostos tehtiin ja mihin kellonaikaan, pystyy kuitenkin tekemään tarkistuksia, joihin perusjärjestelmä ei kykene.

Kun järjestelmä ymmärtää ostoksen, sen tulisi pystyä esimerkiksi:

• tunnistamaan, näyttääkö tosite pätevältä kuitilta, ja muussa tapauksessa pyytämään oikeaa asiakirjaa
• tarkistamaan, rikkooko ostos kulupolitiikkaa, ja selittämään miksi, jotta työntekijä voi korjata sen ennen lähettämistä
• tunnistamaan päällekkäiset kulut muunkin kuin pelkän summan ja päivämäärän perusteella
• vertailemaan kirjauksia keskenään ja esimerkiksi huomauttamaan, jos saman päivän päivärahaa ei ole alennettu tarjottujen aterioiden vuoksi

Mitä enemmän järjestelmä ymmärtää kustakin ostosta, sitä suurempi osa talousosaston nykyisestä manuaalisesta työstä voidaan automatisoida.

Hyväksyntäprosessit, jotka reagoivat sisältöön

Suuri osa talousosaston työstä kuluu sellaisten asioiden käsittelyyn, jotka muut hyväksyjät ovat joko ohittaneet tai joita he eivät ole päteviä arvioimaan.

Useimmat organisaatiot kopioivat ostolaskujen hyväksyntäprosessinsa suunnitellessaan kululaskujen hyväksyntää: lähin esihenkilö hyväksyy, ja tietyn rajan ylittävät summat siirretään ylemmälle tasolle. Kululaskut eroavat kuitenkin ostolaskuista monella tärkeällä tavalla. Ostoja ei yleensä ole hyväksytty etukäteen, kuten sopimustoimittajien kohdalla. Määrät ovat suurempia, summat pienempiä, ja yksi kululasku voi sisältää kymmeniä hyvin erilaisia rivejä. Tämän seurauksena esihenkilöt yleensä joko hyväksyvät kaiken tarkistamatta tai käyttävät suhteettoman paljon aikaa vähäpätöisiin kuluihin.

Järjestelmän tulee merkitä asiat, joihin tarkastajan kannattaa kiinnittää huomiota, mutta älykkäämpi prosessi voi lisäksi reagoida siihen, mitä kululasku todella sisältää. Ohjelmistoille kirjatut kulut voivat mennä suoraan teknologiajohtajalle (CTO) tarkistettaviksi. Edustuskululasku, jossa tarkastava esihenkilö on itse ollut osallistujana, tulisi automaattisesti ohjata esihenkilön ohi seuraavalle tasolle. Alkoholia sisältävät kulut taas voisivat käynnistää ylimääräisen tarkistusvaiheen talousosastolla. Pistokokeiden avulla voidaan tarkistaa myös automaattisen hyväksynnän läpi menevät kulut.

Tämä ei ainoastaan vähennä talousosaston työtä, vaan tekee tarkastuksesta myös merkityksellisempää.

Verokäsittely, joka todella toimii

Aikaa vievä tehtävä on sellaisten veroon liittyvien virheiden korjaaminen, joita järjestelmä ei osaa käsitellä: virheellinen arvonlisäverokäsittely, ilman asianmukaista jakoa kirjatut edustuskulut tai tietylle maalle väärin lasketut päivärahat.

Kun toimittajalta kysyy, tukeeko sen järjestelmä tietyn maan verokäsittelyä, vastaus on harvoin hyödyllinen, sillä se on lähes aina kyllä. Olennaista on sen sijaan se, miten järjestelmä verokäsittelyä tukee. Järjestelmä, jossa verokäsittely edellyttää työntekijältä oikean klikkausjärjestyksen muistamista tai talousosastolta kiertotien rakentamista, ei todellisuudessa tue sääntöä. Se vain siirtää ongelman eteenpäin.

Automaation tulee kattaa koko prosessi. Ottakaa paikallisten markkinoiden edustajat mukaan järjestelmiä arvioidessanne. He tietävät, mitkä tilanteet ovat kriittisiä, ja osaavat esittää kysymyksiä, joita ette muuten olisi tulleet ajatelleeksi.

Analytiikka ja näkyvyys

Talousosastolla, joka käyttää suurimman osan ajastaan yksittäisten tapahtumien tarkastamiseen ja korjaamiseen, jää vähän aikaa ymmärtää, mihin rahaa kuluu ja miksi.

Hyvä kulunhallintajärjestelmä antaa talousosastolle näkyvyyden koko organisaation kulutietoihin. Tietoja tulee luonnollisesti voida suodattaa yhtiön, kustannuspaikan, kategorian ja ajanjakson mukaan. On kuitenkin myös muita ulottuvuuksia, jotka jäävät usein huomiotta. Kuinka paljon organisaatio käyttää rahaa eri toimittajilla? Olisiko mahdollista neuvotella määräalennuksia tai keskittää hankintoja? Kuinka tehokas tarkastusprosessi on, ja missä syntyy viiveitä? Ja organisaatioille, joilla on kestävän kehityksen tavoitteita: kuinka paljon hiilidioksidipäästöjä organisaation matkustaminen aiheuttaa, ja miten ne jakautuvat osastoittain tai maittain? Näihin kysymyksiin vastaaminen joko vaatii paljon manuaalista selvitystyötä tai jää kokonaan tekemättä, jos järjestelmä ei tue niitä.

Kysymyksiä toimittajalle

1. Mitä automaattisia tarkistuksia järjestelmä tarjoaa, ja miten ne määritetään?
2. Kuinka syvällisesti järjestelmä ymmärtää jokaisen kuitin? Tunnistaako se muutakin kuin perustiedot?
3. Miten järjestelmä toteuttaa hyväksyntäprosessit, jotka reagoivat kululaskun sisältöön eivätkä pelkästään organisaatiorakenteeseen?
4. Miten verokäsittely hoidetaan niissä maissa, joissa toimitte?
5. Mitä analytiikkatyökaluja talousosastolla on käytössään kulutietojen seurantaan?