Näin valitsette oikean kulunhallintajärjestelmän
Kulunhallinta koskettaa lähes jokaista organisaation työntekijää, mutta sitä hoidetaan usein järjestelmillä, joihin kukaan ei ole todella tyytyväinen. Järjestelmä voi olla liian jäykkä mukautuakseen organisaationne todelliseen toimintatapaan, sen verokäsittely voi olla puutteellista maissa, joissa toimitte, tai digitaaliseen ratkaisuun tehdystä investoinnista huolimatta manuaalista työtä jää yksinkertaisesti liikaa.
Ohjelmistot ovat muuttuneet perustavanlaatuisesti
Useimmat kulunhallintajärjestelmää arvioivat organisaatiot esittävät tänään suunnilleen samat kysymykset kuin vuonna 2022: ”Tukeeko se meidän maitamme?” (ja tyytyvät pelkkään ”kyllä” tai ”ei” -vastaukseen), ”Voimmeko määrittää hyväksyntäkierrot X:n ja Y:n mukaan?” ja ”Pystyykö järjestelmä poimimaan tiedot kuittikuvista?” Vaikka monet näistä kysymyksistä ovat yhä ajankohtaisia, on aika alkaa esittää uusia kysymyksiä, jotka auttavat ratkaisemaan todelliset haasteet.
Perinteisesti kulunhallintajärjestelmät on rakennettu ennalta määriteltyjen työnkulkujen ja asetusvaihtoehtojen ympärille. Toimittajat ennakoivat, mitä asiakkaat saattaisivat tarvita, ja kehittivät tuotteensa sen mukaisesti. Tämän seurauksena organisaatioiden on täytynyt mukautua järjestelmään sen sijaan, että järjestelmä mukautuisi niihin. Joustavuutta on mitattu pitkälti käytettävissä olevien asetusvaihtoehtojen määrällä, mikä on suosinut toimittajia, jotka ovat olleet markkinoilla riittävän kauan laajentaakseen tuotteitaan jatkuvasti. Samaan aikaan tekoälystä, tarkemmin sanottuna OCR-tekniikasta yhdistettynä koneoppimismalleihin, on tullut arkipäivää kuittitietojen poiminnassa. Suurimpia kuittiaineistoja hallinneet toimittajat ovat yleensä tarjonneet tarkimman tunnistuksen, tai ainakin niiden olisi pitänyt, kun otetaan huomioon mallien kouluttamiseen käytettävissä olleen datan määrä.
Nykyinen, suuriin kielimalleihin perustuva tekoäly on muuttanut tilanteen perustavanlaatuisesti. Järjestelmät voivat nyt vastaanottaa ohjeita luonnollisella kielellä ja luoda tarvittavan logiikan automaattisesti. Tämä tarkoittaa, että oikean kulunhallintajärjestelmän voi muokata omien prosessien, käytäntöjen ja poikkeusten mukaiseksi sen sijaan, että jäykät järjestelmäasetukset rajoittaisivat toimintaa. Ensimmäistä kertaa järjestelmät voivat myös ottaa hoitaakseen tehtäviä, jotka ovat aiemmin vaatineet ihmisen harkintaa. Kyse ei ole enää vain muutaman kentän poimimisesta kuitista, vaan sen ymmärtämisestä, mitä todella ostettiin, monimutkaisten käytäntöpoikkeamien tunnistamisesta ja aivan uudenlaisesta jatkuvasta oppimisesta.
Kaikki tämä muuttaa niitä kysymyksiä, joita kulunhallintajärjestelmää valittaessa kannattaa esittää.
Kysymyksiä seuraavaan hankintaprosessiinne
Miten järjestelmä määritetään? Täytyykö kaikki määrittää manuaalisesti käyttöliittymän kautta, vai voiko säännöt kuvata luonnollisella kielellä ja luoda automaattisesti? Vastaus kertoo, kuinka joustava järjestelmä todella on ja vastaako se tarpeisiinne vielä kolme vuotta käyttöönoton jälkeen.
Mitä järjestelmä oikeasti ymmärtää kuitista? Päivämäärän ja summan poimiminen on vakiotoiminto. Mutta osaako järjestelmä erottaa kuitin tilausvahvistuksesta? Ymmärtääkö se, mitä todella ostettiin? Syvällisempi ymmärrys on mielekkään automaation perusta.
Miten hyväksyntäkierto reagoi kululaskun sisältöön? Modernin järjestelmän pitäisi pystyä ohjaamaan kulut oikealle hyväksyjälle sisällön, projektityypin tai edustustilaisuuden osallistujien perusteella sen sijaan, että se nojaisi pelkästään kiinteisiin raportointihierarkioihin.
Miten testaatte järjestelmän verokäsittelyä? Älkää kysykö vain, tukeeko järjestelmä tiettyä maata. Valitkaa sen sijaan konkreettinen ja hieman epätavallinen tilanne ja pyytäkää toimittajaa näyttämään tarkalleen, miten se käsitellään. Vastaus kertoo teille paljon enemmän kuin useimmat tuote-esittelyt. Aidosti joustava järjestelmä tarjoaa vankan verotuen ilman kiertoteitä.
