Helpompaa kulunhallintaa ilman kalliita konsultteja

1. Hankinta: ottakaa ohjat omiin käsiinne

Monet organisaatiot palkkaavat ulkopuolisen konsultin johtamaan hankintaprosessia, laatimaan tarjouspyynnön (RFP) ja arvioimaan toimittajia. Se voi toimia, mutta huomaamme usein, että asiakas tietää itse enemmän kuin konsultti. Te tunnette omat kipupisteenne, järjestelmänne ja prosessinne. Monien ulkopuolisten konsulttien osaaminen rajoittuu itse hankintaan, eikä se ole sama asia.

Suosittelemme, että johdatte prosessia itse ja otatte mukaan oikeat ihmiset organisaatiostanne. Mukaan kannattaa ottaa ne, jotka käsittelevät kululaskuja päivittäin ja tietävät, missä kohdin työ takkuaa, ne, jotka ymmärtävät järjestelmänne ja integraationne, sekä mieluiten joku, joka seuraa tekoälyn kehitystä. Odotukset siitä, mihin nykyaikaisen järjestelmän pitäisi pystyä, ovat muuttuneet nopeasti. Siksi on arvokasta ottaa mukaan joku, joka ymmärtää, mikä on mahdollista, ja voi auttaa määrittelemään, mitä nykyaikaiselta ratkaisulta kannattaa odottaa.

Toki on myös erinomaisia ulkopuolisia konsultteja, jotka voivat tukea teitä koko prosessin ajan. He ovat yleensä alan syvällisiä asiantuntijoita, eivät pelkästään hankintojen osaajia.

2. Käyttöönotto: nopeasti ja keskittyneesti

Käyttöönoton aikana konsulttikuluja voi syntyä useasta lähteestä: ulkopuolisesta projektipäälliköstä, integraatiokonsulteista, oheisjärjestelmiä konfiguroivista konsulteista sekä toimittajan omista käyttöönottopalveluista.

Ulkopuolisen projektipäällikön palkkaaminen ilman alan osaamista on harvoin hyvä ajatus. Käyttöönottoa johtavan henkilön tulisi ymmärtää kulunhallintaa, verotuksen logiikkaa ja liiketoimintaprosessejanne. Yleisprojektipäälliköstä, jolla tätä osaamista ei ole, tulee usein vain yksi henkilö lisää, jolle kaikki täytyy selittää.

Käytittepä ulkopuolista projektipäällikköä tai ette, keskittykää nopeaan käyttöönottoon, jotta kustannukset pysyvät kurissa. Miksi käyttöönotot kestävät niin kauan? Päätöksistä on usein keskusteltava ja sovittava koko organisaation kesken, ja joskus se on väistämätöntä. Itse konfiguroinnin ei kuitenkaan pitäisi viedä paljon aikaa. Joustava järjestelmä luo uusia mahdollisuuksia, mikä luonnollisesti tarkoittaa uusia päätöksiä siitä, miten haluatte työskennellä. Silloin kannattaa muistaa, että hyvä toimittaja on ollut mukana sadoissa vastaavissa käyttöönotoissa ja pystyy yleensä antamaan selkeitä, kokemukseen perustuvia suosituksia. Usein niitä on viisasta noudattaa. Useimpia asioita voi muuttaa myöhemmin.

Yksi tekoälyn suurimmista muutoksista on se, että tehtävät, jotka ennen vaativat kehittäjää, voi nykyään usein konfiguroida henkilö, joka ymmärtää verosäännöt ja liiketoimintalogiikan, ilman koodausta. Useampi pystyy tekemään työn, harvempia tarvitaan mukaan, ja käyttöönotot etenevät paljon nopeammin.

Tarkastelkaa myös huolellisesti toimittajan käyttöönoton hinnoittelumallia. Maksatteko tuntihinnan, kiinteän hinnan vai sisältyykö käyttöönotto hintaan? Jos toimittaja laskuttaa tunneista, sillä ei ole selvää kannustinta tehdä työtä tehokkaasti. Kiinteä hinta tai hintaan sisältyvä käyttöönotto kannustaa nopeaan ja keskittyneeseen projektiin. Toimittajat eivät yleensä halua sitoa resurssejaan pitkiin käyttöönottoihin. Ne haluavat siirtyä seuraavaan projektiin tai käyttää aikansa nykyisten asiakkaiden tukemiseen.

Sitten ovat vielä integraatiot. Monet toimittajat tarjoavat valmiita integraatioita yleisiin ERP- ja palkanlaskentajärjestelmiin, joskin usein lisämaksusta. Nykyään integraatioiden rakentaminen itse tai taitavan konsultin avulla on myös suhteellisen helppoa. Avainsana on taitava. Osaava integraatiokonsultti tekee työn nopeasti ja kustannustehokkaasti, kun taas ilman oikeaa osaamista konsultti voi helposti maksaa enemmän kuin työstä on hyötyä.

3. Jatkuvat muutokset: tarkastelkaa hinnoittelumallia huolellisesti

Kun järjestelmä on käytössä, uusia tarpeita syntyy väistämättä: verosäännökset muuttuvat, organisaatiot kehittyvät, uusia maita tulee mukaan, työnkulkuja parannetaan ja niin edelleen. Se, miten näitä pyyntöjä käsitellään, riippuu pitkälti toimittajan hinnoittelumallista.

Jos jatkuvat muutokset sisältyvät lisenssimaksuun, toimittajalla on kaikki syyt auttaa teitä nopeasti ja tehokkaasti. Jos jokainen muutos maksaa erikseen, kannustimet nopeaan toimitukseen ovat heikommat. Lisäksi syntyy kynnys: parannuksia epäröidään pyytää, koska jokaisesta pyynnöstä seuraa uusi konsulttipalkkio. Tarpeelliset muutokset siirtyvät tai jäävät kokonaan tekemättä.

Kysykää toimittajalta tarkasti, mitä lisenssiin sisältyy ja mistä veloitetaan erikseen. Miten esimerkiksi hoidetaan päivärahojen päivitys uuteen maahan? Tai mitä tapahtuu, jos haluatte ottaa käyttöön uuden kulukäytännön, jota ette osaa itse konfiguroida? Auttaako toimittaja osana palvelua, vai muuttuuko se laskutettavaksi konsulttitoimeksiannoksi?

Tekoäly muuttaa pelikenttää tässäkin. Muutokset, jotka ennen vaativat kehittäjien aikaa, voidaan nyt tehdä nopeammin ja laajemman joukon voimin. Tämän pitäisi näkyä siinä, miten toimittajat hinnoittelevat jatkuvat palvelunsa. Jos ei näy, kannattaa kysyä miksi. Kaikesta tekoälypuheesta huolimatta toimittajat arvostavat yhä, jos muutoksista kerrotaan hieman etukäteen. Tilanne käy hieman hankalaksi, jos ilmoitatte perjantai-iltapäivänä haluavanne aloittaa Meksikossa maanantaina (kyllä, niin käy). 🙂