Firmenkarten und Spesenabrechnungen: Was Sie wissen müssen

Die Wahl der richtigen Firmenkarte für Ihr Unternehmen entscheidet darüber, wie viel Verwaltungsaufwand tatsächlich wegfällt und wie viel nur verlagert wird. Zahlungsmodell, Bank und Spesenmanagement-System hängen auf eine Weise zusammen, die nicht immer offensichtlich ist. Hier ist das Wichtigste, was Sie im Blick behalten sollten.

Welches Zahlungsmodell funktioniert am besten?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Zahlungsverantwortung bei Firmenkarten zu regeln. Hier sind die gängigsten Modelle, die wir sehen, und wie sie in der Praxis funktionieren.

Kreditkarten mit individueller Abrechnung, bei denen der Mitarbeitende die Rechnung erhält, funktionieren administrativ am besten. Der Mitarbeitende reicht seine Ausgaben ein, erhält eine Erstattung vom Unternehmen und begleicht anschließend die Rechnung mit diesem Geld. Die letztendliche Haftung für die Rechnung liegt zwar beim Unternehmen, falls der Mitarbeitende nicht zahlt, doch in der Praxis schafft dieses Modell einen Anreiz: Belege werden rechtzeitig eingereicht, weil die Erstattung davon abhängt. Probleme beim Abgleich gehen im Vergleich zu anderen Modellen deutlich zurück.

Ein häufiger Einwand ist, dass die Mitarbeitenden ihre Erstattung nicht rechtzeitig vor Fälligkeit der Rechnung erhalten. Das Zahlungsziel einer Kreditkarte kann 15 Tage betragen, und wenn Erstattungen nur einmal im Monat ausgezahlt werden, kann der Mitarbeitende in Vorleistung gehen müssen. Dieses Problem lässt sich jedoch lösen. Richten Sie schnelle, automatisierte Prüfungen ein, damit Abrechnungen ohne unnötige Verzögerung bearbeitet werden, und zahlen Sie häufiger aus. Mithilfe von Bankanbindungen ist sogar eine sofortige Auszahlung möglich, sobald eine Abrechnung genehmigt wurde. Eine verbreitete Methode in globalen Unternehmen ist es, Erstattungen über die Kreditorenbuchhaltung statt über die Gehaltsabrechnung abzuwickeln. Die Mitarbeitenden werden dann als Kreditoren in einem eigenen Nummernkreis angelegt.

Kreditkarten mit zentraler Abrechnung bedeuten, dass die Rechnung direkt an das Unternehmen geht und selbstverständlich bezahlt werden muss, unabhängig davon, ob der Mitarbeitende Belege eingereicht hat oder nicht. Das klingt für den Mitarbeitenden bequem, schafft aber ein bekanntes Problem: Ohne klaren finanziellen Anreiz reichen Mitarbeitende Belege oft zu spät oder gar nicht ein. Die Finanzabteilung sitzt auf ungeklärten Transaktionen und muss jeden Monat Belegen hinterherlaufen.

Prepaid-Karten sind ein Modell, das bei kartenzentrierten Ausgabenplattformen beliebt geworden ist. Dabei wird ein Konto beim Kartenanbieter aufgeladen, von dem bei Einkäufen Geld abgebucht wird. Dieses Modell hat dasselbe Grundproblem wie zentral abgerechnete Kreditkarten: Das Unternehmen hat bereits bezahlt, sodass der Mitarbeitende keinen finanziellen Anreiz hat, Belege rechtzeitig einzureichen. Prepaid-Karten haben zudem einen weiteren Nachteil: Statt einen Kreditrahmen zu nutzen, muss das Unternehmen das Konto laufend aufladen, was Kapital bindet und zusätzlichen Aufwand verursacht.

Wenn Sie sich für ein Modell entscheiden, bei dem das Unternehmen direkt zahlt, ist die richtige Systemunterstützung besonders wichtig. Sie müssen genau sehen können, welche Transaktionen noch nicht abgerechnet wurden, Mitarbeitende automatisch erinnern und Freigebenden einen klaren Überblick darüber geben, was auf sie wartet. Wie gut das funktioniert, hängt direkt davon ab, welche Daten Ihre Bank liefert und wie. Mehr dazu weiter unten.

Was die Bank tatsächlich übermittelt und warum das wichtig ist

Wenn ein Mitarbeitender einen Einkauf tätigt, läuft die Transaktion über ein Zahlungsnetzwerk, entweder Visa oder Mastercard. Manche Banken übermitteln die Transaktionsdaten direkt aus dem Netzwerk an das Spesenmanagement-System, über sogenannte Visa-VCF- bzw. Mastercard-CDF-Dateien. Ein Problem dabei ist, dass das Netzwerk – also Visa oder Mastercard – die bankeigenen Gebühren und Währungsumrechnungsaufschläge nicht kennt. Das bedeutet, dass der an das Spesenmanagement-System übermittelte Transaktionsbetrag manchmal nicht mit dem Betrag übereinstimmt, der tatsächlich auf der Rechnung belastet wird.

Infolgedessen ist der Abgleich nicht ganz korrekt, und Sie müssen einen Prozess zur Korrektur dieser Differenzen einrichten, wenn Ihr Unternehmen zentral abgerechnete Karten nutzt. Fragen Sie Ihre Bank, ob sie Daten in einem eigenen Format liefert, das Endbeträge, Bankgebühren und Rechnungsdaten enthält – und nicht nur die Standarddatei des Netzwerks.

Echtzeit-Autorisierung macht einen großen Unterschied. Traditionell erscheinen Kartenzahlungen erst nach einem bis drei Tagen im Spesenmanagement-System, nachdem die Transaktion abgewickelt und in einem nächtlichen Batch übermittelt wurde. Jeder Einkauf erzeugt jedoch sofort eine Autorisierung, und Banken mit den entsprechenden technischen Möglichkeiten können diese in Echtzeit an das Spesenmanagement-System liefern.

Mit Echtzeit-Autorisierung kann das System den Mitarbeitenden direkt nach dem Einkauf auffordern, einen Beleg hochzuladen, bevor er es vergisst. Der Abgleich wird einfacher, die Erfahrung für die Mitarbeitenden besser, und die Finanzabteilung sieht nahezu in Echtzeit, was passiert.

Fragen Sie Ihren potenziellen Kartenanbieter: Können Sie Autorisierungsdaten in Echtzeit liefern? Und wie werden sie übermittelt? Eine API ist ideal, automatisierte Dateiübertragungen funktionieren ebenfalls, aber manuelle Downloads aus einem Bankportal sind ein Problem.

Geografische Abdeckung: Keine Lösung deckt die ganze Welt ab

Derzeit gibt es keinen Anbieter, der in allen Ländern Karten ausgibt. Es lohnt sich zu prüfen, welche Märkte Ihr Kartenanbieter abdeckt, und darauf vorbereitet zu sein, dass verschiedene Märkte unterschiedliche Kartenlösungen erfordern können.

Diese Fragmentierung spricht klar für ein kartenunabhängiges Spesenmanagement-System – also ein System, das Transaktionsdaten von jeder beliebigen Bank importieren kann, statt an einen bestimmten Kartenanbieter gebunden zu sein. So haben Sie die Freiheit, für jeden Markt die beste Karte zu wählen, ohne das Spesenmanagement-System wechseln zu müssen.

Was das Spesenmanagement-System leisten muss

Ihr Kartenprogramm ist nur so gut wie das System, das seine Daten verarbeitet.

Automatischer Abgleich. Das System sollte Kartentransaktionen automatisch mit Belegen abgleichen – der Mitarbeitende sollte das nicht manuell tun müssen.

Automatische Erinnerungen. Mitarbeitende reichen Belege nicht immer rechtzeitig ein. Automatisierte Erinnerungen verringern den Bedarf an manueller Nachverfolgung und funktionieren am besten, wenn das System Echtzeit-Autorisierungen von der Bank erhält und den Mitarbeitenden direkt nach dem Einkauf benachrichtigen kann.

Transparenz für die Finanzabteilung. Das Finanzteam muss sehen können, welche Transaktionen offen sind, wo sie sich im Prozess befinden und wer dafür verantwortlich ist. Das ist besonders wichtig, wenn bei Ihnen das Unternehmen die Rechnung direkt bezahlt.

Kartenunabhängiger Ansatz. Das System sollte Transaktionsdaten von verschiedenen Banken und Kartenanbietern verarbeiten können, statt an einen bestimmten Kartenherausgeber gebunden zu sein.

Fragen, die Sie vor der Entscheidung stellen sollten

  1. Welches Zahlungsmodell passt am besten zu unserer Organisation und Unternehmenskultur?
  2. Liefert die Bank Echtzeit-Autorisierungen oder Daten in nächtlichen Batches?
  3. Übermittelt die Bank Daten im Standardformat des Netzwerks oder in einem eigenen Format mit vollständigen Beträgen und Rechnungsdaten?
  4. Welche Länder deckt der Kartenanbieter ab, und wie werden Märkte gehandhabt, die er nicht abdeckt?
  5. Ist das Spesenmanagement-System kartenunabhängig – kann es also Transaktionen von jeder beliebigen Bank empfangen?