Spesenmanagement in Unternehmensgruppen: Worauf Sie achten sollten

Skalierbarkeit muss von Anfang an eingebaut sein

Der häufigste Fehler ist, ein System zu wählen, das für eine einzelne Gesellschaft gut funktioniert, und es dann auf eine ganze Gruppe hochzuskalieren. Das geht selten gut. Ein System, das für Skalierbarkeit gebaut ist, denkt schon in seinem Datenmodell anders.

Ein konkretes Beispiel dafür sind Vorlagen. In einem gut aufgebauten System können Sie mit Vorlagen arbeiten, die auf verschiedenen Ebenen angewendet werden: global für die gesamte Gruppe, vielleicht für eine Region wie die nordischen Länder oder DACH, und lokal auf Gesellschaftsebene für alles, was abweichen muss. Wenn Sie eine Kontonummer ändern, die für die gesamte Gruppe gilt, tun Sie das einmal, und die Änderung wirkt sich überall aus.

Ebenso wichtig ist es, Änderungen vornehmen zu können, die quer zur Gesellschaftsstruktur verlaufen. Angenommen, eine Mitarbeitergruppe in mehreren Gesellschaften fällt unter denselben Tarifvertrag, gehört aber nicht unbedingt zur selben Region, und soll einheitlich behandelt werden. Dann sollte das System das unterstützen, ohne dass Sie jede Gesellschaft einzeln konfigurieren müssen.

Berechtigungen, Einsicht und Shared Service Center

In einer Unternehmensgruppe sollen selten alle alles sehen dürfen. Ein Finanzcontroller der schwedischen Gesellschaft braucht vielleicht vollen Einblick in Schweden, aber nur eingeschränkten Einblick in andere Märkte. Und ein Shared Service Center, das Gehaltsabrechnungen und Reisekosten für mehrere Gesellschaften bearbeitet, benötigt zum Beispiel eine andere Berechtigungsstruktur als eine lokale Finanzabteilung.

Fragen Sie den Anbieter, wie Berechtigungen in Bezug auf die einzelnen Gesellschaften aufgebaut werden. Können wir verschiedene Shared Service Center mit Einblick in unterschiedliche Teile der Gruppe haben? Kann eine freigebende Person Ausgaben, die mehrere Gesellschaften betreffen, in einem einzigen Ablauf sehen und bearbeiten?

Das sind Details, die in einer Demo leicht übersehen werden, die aber darüber entscheiden, ob die Administration in der Praxis handhabbar ist oder nicht.

Global und lokal zugleich

Einer der schwierigsten Balanceakte in einem multinationalen Konzern besteht darin, zusammenzuhalten, was einheitlich sein soll, ohne alle Gesellschaften in genau dieselbe Lösung zu zwingen.

Manches soll global gelten, etwa übergreifende Richtlinien, konzernweite Freigabeprozesse und das Reporting nach oben in der Organisation. Anderes muss lokal sein: SSO-Lösungen müssen sich vielleicht zwischen Gesellschaften unterscheiden, ERP-Integrationen können je nach System des jeweiligen Marktes variieren, und lokale Steuerregeln erfordern eine lokale Konfiguration.

Ein gut aufgebautes System kann beides, ohne dass das eine das andere untergräbt. Was global ist, wirkt global, und was lokal ist, kann abweichen, ohne das Gesamtbild zu zerstören.

Steuerliche Behandlung in jedem Land, nicht nur „wir unterstützen dieses Land”

Für eine Gruppe, die in mehreren Ländern tätig ist, gehört die steuerliche Behandlung zu den kritischsten Fragen. Einen Anbieter zu fragen, ob sein System ein bestimmtes Land unterstützt, liefert selten eine aussagekräftige Antwort. Die Antwort lautet fast immer Ja, interessant ist aber das Wie.

Wie wird zum Beispiel die Mehrwertsteueraufteilung in Norwegen gehandhabt? Wie werden Verpflegungspauschalen in einem Land berechnet, für das der Anbieter kein fertiges Modell hat? Wie werden Bewirtungskosten in Schweden im Vergleich zu Deutschland behandelt? Ein Anbieter, der die steuerliche Behandlung dadurch löst, dass Mitarbeitende sich an eine bestimmte Klickroutine erinnern müssen oder die Finanzabteilung einen Workaround einrichtet, unterstützt die Regel eigentlich nicht, sondern delegiert das Problem. Automatisierung sollte den ganzen Weg gehen und nicht auf halber Strecke stehen bleiben.

Beziehen Sie Vertreterinnen und Vertreter Ihrer lokalen Märkte in die Beschaffung ein. Sie wissen, welche Szenarien für sie kritisch sind, und werden Fragen stellen, an die Sie selbst nie gedacht hätten.

KI verändert, was Administration in einer Unternehmensgruppe bedeuten kann

Die Administration eines Spesenmanagement-Systems in einem großen Konzern erforderte bisher dedizierte Ressourcen und teilweise externe Berater für jede Änderung. Das ist heute nicht mehr der Fall.

Mit Systemen, die Anweisungen in normaler Sprache entgegennehmen, kann eine Administratorin oder ein Administrator beschreiben, was passieren soll, und das System führt es aus. Zum Beispiel: „Ändere die Kontonummer für Taxi in allen Gesellschaften auf X” oder „Füge Sara als Assistentin für alle in Gesellschaft Y hinzu”. Das verändert, wer das System verwalten kann und wie schnell Änderungen umgesetzt werden, ohne dass jede Anpassung einen Berater oder Entwickler erfordert.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

1. Wie ist das System aufgebaut, um eine Konzernstruktur mit vielen Gesellschaften abzubilden? Gibt es ein klares Vorlagenkonzept?
2. Wie nehmen wir eine Änderung vor, die für die gesamte Gruppe gilt, im Vergleich zu einer, die nur für eine Gesellschaft gilt?
3. Können wir innerhalb derselben Installation unterschiedliche SSO-Lösungen und ERP-Integrationen für verschiedene Gesellschaften nutzen?
4. Wie bauen wir Berechtigungen für Shared Service Center mit Einblick in mehrere Gesellschaften auf?
5. Wie wird die steuerliche Behandlung in den Ländern gehandhabt, in denen wir tätig sind? Besprechen Sie konkrete Szenarien.