Weniger manuelle Arbeit: Wie das richtige Spesenmanagement-System Ihre Finanzabteilung entlastet

Das Problem beginnt, bevor die Abrechnung die Finanzabteilung erreicht

Die Finanz- oder Lohnabteilung steht oft am Ende des Abrechnungsprozesses, und ihr Arbeitsaufwand hängt direkt davon ab, was vorher passiert ist.

Wurden Mitarbeitende nicht dazu angeleitet, die richtigen Belege einzureichen, müssen ihre Abrechnungen zurückgeschickt und Ergänzungen angefordert werden. Haben Führungskräfte Abrechnungen routinemäßig freigegeben, ohne den Inhalt zu prüfen, landen die Fehler stattdessen bei der Finanzabteilung. Und fehlen im System automatische Prüfungen für Richtlinien und steuerliche Regeln, ist es ebenfalls die Finanzabteilung, die Fehler manuell finden und korrigieren muss.

Der wirksamste Weg, die manuelle Arbeit der Finanzabteilung zu reduzieren, besteht daher darin, Probleme früher im Prozess zu lösen: bei den Mitarbeitenden vor dem Einreichen und bei den Freigebenden vor der Freigabe.

Was das System automatisch erkennen sollte

Ein modernes Spesenmanagement-System sollte jede Abrechnung vorab prüfen, bevor sie bei einer freigebenden Person oder der Finanzabteilung ankommt. Es geht nicht darum, menschliches Urteilsvermögen zu ersetzen, sondern darum sicherzustellen, dass nur das bei einem Menschen landet, was tatsächlich eine Beurteilung erfordert.

Die Qualität der automatischen Prüfungen hängt direkt davon ab, wie viel das System über jeden Kauf versteht. Die meisten Systeme lesen Datum, Betrag und Währung aus. Ein System, das darüber hinaus erkennt, ob es sich bei dem Beleg um eine Quittung oder eine Auftragsbestätigung handelt, ob eine Restaurantrechnung Alkohol enthält, wo der Kauf getätigt wurde und zu welcher Uhrzeit, kann jedoch Prüfungen durchführen, die einem einfachen System nicht möglich sind.

Mit diesem Verständnis des Kaufs sollte das System zum Beispiel:

• erkennen, ob der Beleg wie eine gültige Quittung aussieht, und andernfalls das richtige Dokument anfordern
• prüfen, ob ein Kauf gegen Richtlinien verstößt, und erklären, warum, damit die Mitarbeitenden ihn vor dem Einreichen korrigieren können
• Duplikate anhand von mehr als nur Betrag und Datum erkennen
• Einträge miteinander abgleichen und beispielsweise darauf hinweisen, wenn bei der Verpflegungspauschale für denselben Tag eine Kürzung für gestellte Mahlzeiten fehlt

Je mehr das System über jeden Kauf versteht, desto mehr von dem, was die Finanzabteilung heute manuell erledigt, lässt sich automatisieren.

Freigabeprozesse, die auf den Inhalt reagieren

Ein großer Teil der Arbeit der Finanzabteilung besteht darin, sich um das zu kümmern, was andere Freigebende übersehen haben oder nicht beurteilen können.

Die meisten Unternehmen übernehmen bei der Gestaltung von Freigabeprozessen für Spesenabrechnungen einfach ihren Rechnungsworkflow: Die direkte Führungskraft gibt frei, und Beträge über einem bestimmten Schwellenwert werden eskaliert. Spesenabrechnungen unterscheiden sich jedoch in mehreren wichtigen Punkten von Rechnungen. Die Käufe sind in der Regel nicht vorab genehmigt, wie es bei Lieferanten mit bestehenden Verträgen der Fall ist. Das Volumen ist höher, die Beträge sind niedriger, und eine einzelne Abrechnung kann Dutzende sehr unterschiedlicher Posten enthalten. Die Folge: Führungskräfte geben meist entweder alles ungeprüft frei oder verwenden unverhältnismäßig viel Zeit auf Kleinigkeiten.

Ein System sollte zum einen markieren, worauf Prüfende achten sollten. Ein intelligenterer Workflow kann aber zusätzlich darauf reagieren, was tatsächlich in der Abrechnung steht. Auf Software gebuchte Kosten könnten direkt an den CTO zur Prüfung gehen. Eine Bewirtungsrechnung, bei der die prüfende Führungskraft selbst unter den Teilnehmenden war, sollte automatisch an die nächsthöhere Ebene weitergeleitet werden. Und Ausgaben mit Alkohol könnten einen zusätzlichen Prüfschritt in der Finanzabteilung auslösen. Stichprobenkontrollen helfen dabei, auch das zu erfassen, was die automatische Freigabe durchläuft.

So verringert sich nicht nur der Aufwand für die Finanzabteilung, die Prüfung wird auch aussagekräftiger.

Steuerliche Behandlung, die tatsächlich funktioniert

Eine zeitaufwendige Aufgabe ist die Korrektur steuerlicher Fehler, mit denen das System nicht umgehen kann: falsche Behandlung der Umsatzsteuer, Bewirtungskosten ohne korrekte Aufteilung oder falsch berechnete Verpflegungspauschalen für ein bestimmtes Land.

Die Frage an einen Anbieter, ob sein System die steuerlichen Regeln eines bestimmten Landes unterstützt, bringt selten eine aussagekräftige Antwort, denn die Antwort lautet fast immer Ja. Entscheidend ist vielmehr, wie das System diese Regeln unterstützt. Ein System, das die steuerliche Behandlung davon abhängig macht, dass sich Mitarbeitende an die richtige Klickfolge erinnern oder die Finanzabteilung einen Workaround einrichtet, unterstützt die Regel eigentlich nicht. Es verlagert das Problem nur.

Die Automatisierung sollte vollständig sein. Beziehen Sie bei der Bewertung von Systemen Vertreterinnen und Vertreter aus Ihren lokalen Märkten ein. Sie wissen, welche Szenarien entscheidend sind, und können Fragen stellen, an die Sie selbst nie gedacht hätten.

Analyse und Transparenz

Eine Finanzabteilung, die den Großteil ihrer Zeit mit der Prüfung und Korrektur einzelner Transaktionen verbringt, hat kaum Zeit zu verstehen, wohin das Geld fließt und warum.

Ein gutes Spesenmanagement-System gibt der Finanzabteilung Einblick in die Ausgabendaten des gesamten Unternehmens. Selbstverständlich sollte sich nach Gesellschaft, Kostenstelle, Kategorie und Zeitraum filtern lassen. Es gibt aber weitere Dimensionen, die oft übersehen werden. Wie viel gibt das Unternehmen bei verschiedenen Lieferanten aus? Gibt es Möglichkeiten, Mengenrabatte auszuhandeln oder Einkäufe zu bündeln? Wie effizient ist der Prüfprozess, und wo entstehen Verzögerungen? Und für Unternehmen mit Nachhaltigkeitszielen: Wie viel CO₂ verursachen die Geschäftsreisen, und wie verteilt sich das auf Abteilungen oder Länder? Diese Fragen lassen sich entweder nur mit viel manuellem Aufwand beantworten oder bleiben ganz unbeantwortet, wenn das System sie nicht unterstützt.

Fragen an den Anbieter

1. Welche automatischen Prüfungen bietet das System, und wie werden sie konfiguriert?
2. Wie genau versteht das System jeden Beleg? Erkennt es mehr als die Basisfelder?
3. Wie werden Freigabeprozesse umgesetzt, die auf den Inhalt der Abrechnung reagieren und nicht nur auf die Organisationsstruktur?
4. Wie wird die steuerliche Behandlung in den Ländern geregelt, in denen Sie tätig sind?
5. Welche Analysewerkzeuge stehen der Finanzabteilung zur Auswertung der Ausgabendaten zur Verfügung?