Spesenabrechnungen für Mitarbeitende vereinfachen: Was ein modernes System können sollte

Die Erwartungen an die Belegerfassung sollten hoch sein

Fast jedes System ermöglicht es, Belege zu fotografieren und automatisch auslesen zu lassen. Diese Funktion gibt es schon lange, aber die Qualität ist sehr unterschiedlich, und die Erwartungen sollten hoch angesetzt werden.

Ein modernes System sollte Land, Datum, Betrag und Währung mit sehr hoher Genauigkeit auslesen: mindestens 95 %. Es sollte bei deutschen Belegen genauso gut funktionieren wie bei chinesischen. Darüber hinaus sollte das System verstehen, was tatsächlich gekauft wurde, und den Kauf der richtigen Ausgabenkategorie zuordnen können. Enthält ein Beleg mehrere Arten von Käufen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen, zum Beispiel eine Hotelrechnung mit Zimmer, Frühstück und Parken, sollte das System ihn automatisch auf die verschiedenen Kategorien und Mehrwertsteuersätze aufteilen. Außerdem sollte das System aus seinen Fehlern lernen: Nimmt die Finanzabteilung eine Korrektur vor, sollte sich das System diese merken.

Das ist also ein großer Unterschied dazu, ein paar Felder halbherzig auszulesen und den Rest den Mitarbeitenden zu überlassen.

Das System sollte Mitarbeitende anleiten

Ein großer Reibungspunkt für Mitarbeitende ist, dass sie wissen müssen, was für eine korrekte Abrechnung erforderlich ist: welche Nachweise gelten, was richtlinienkonform ist, was einen erklärenden Kommentar braucht oder wann etwas gegen eine Steuerregel verstößt. Viele Mitarbeitende setzen sich damit nicht auseinander, sondern geben so wenige Informationen wie möglich ein und reichen ihre Abrechnung dann ein. Die Folge sind Rückfragen, verspätete Erstattungen und Frust bei allen Beteiligten.

Ein gutes System dreht das um. Anstatt von Mitarbeitenden zu verlangen, alle Regeln zu kennen, sollte das System anhand der wenigen Angaben, die sie gemacht haben, ableiten, wie etwas zu verbuchen ist, und alles markieren, was korrigiert werden muss, und zwar bereits vor der Einreichung. Es reicht nicht, Fehler erst im Nachhinein zu erkennen.

Das System könnte zum Beispiel:

• darauf hinweisen, dass es sich bei dem Nachweis um eine Bestellbestätigung und nicht um einen Beleg handelt, und das richtige Dokument anfordern
• markieren, dass ein Kauf gegen die Richtlinien verstößt, und erklären, warum
• Duplikate erkennen und darauf hinweisen
• daran erinnern, einen Kommentar hinzuzufügen, wenn dies erforderlich ist, z. B. wenn bei einem Abendessen Alkohol dabei war
• darauf hinweisen, dass der beantragte Gesundheitszuschuss nicht förderfähig ist
• darauf hinweisen, dass die Verpflegungspauschale gekürzt werden sollte, weil für denselben Tag ein Restaurantbeleg vorliegt

Je mehr das System über den Kauf versteht, etwa Anbieter, Dokumenttyp, Inhalt und Kontext, desto intelligenter kann diese Anleitung werden. Es geht also um weit mehr als das Auslesen einiger einfacher Felder.

Ausgewählte Funktionen, die wirklich einen Unterschied machen

Einige konkrete Punkte, die Sie bewerten sollten:

Tiefe der Belegerfassung. Kann das System nur grundlegende Felder auslesen, oder hat es ein tieferes Verständnis des Belegs?

Lernfähigkeit. Kann das System aus den vorgenommenen Korrekturen lernen?

Aufteilung von Belegen. Ein Beleg mit mehreren Kategorien sollte automatisch aufgeteilt werden können, wenn das Unternehmen dies verlangt. Mitarbeitende sollten das nicht manuell tun müssen.

Kartenabgleich. Bezahlen Mitarbeitende mit einer Firmenkarte, sollte das System die Transaktion automatisch den hochgeladenen Belegen zuordnen, damit sie diese nicht manuell verknüpfen müssen.

Teilnehmerverwaltung. Das System sollte sich Teilnehmende von einem Anlass zum nächsten merken und anhand der verfügbaren Informationen ableiten, ob sie intern oder extern waren.

Kilometerpauschale. Es sollte einfach sein, eine Strecke zu erfassen, die man mehrmals gefahren ist, ohne jede Fahrt einzeln einzutragen, und das System sollte Entfernungen anhand der angegebenen Start- und Zieladresse automatisch ermitteln können.

Die Spesenabrechnung der Zukunft ist eine Zusammenarbeit zwischen KI-Agenten

Es ist berechtigt, sich zu fragen, wie der Prozess der Spesenabrechnung künftig aussehen wird.

Die B2B-Software der Zukunft ist nicht ein einziges Tool, das alles kann, sondern ein System spezialisierter Agenten, die miteinander kommunizieren. Jeder Agent macht das, was er am besten kann, und ein Mensch wird hinzugezogen, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss.

Auf die Spesenabrechnung übertragen, könnte das so aussehen: Der KI-Agent des Unternehmens erfährt, dass ein Kartenkauf getätigt wurde (zum Beispiel, weil das Spesenmanagement-System ihn darüber informiert). Daraufhin holt er den Beleg aus dem E-Mail-Postfach oder bittet die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter, ein Foto zu machen, die Teilnehmenden werden anhand der Kalendereinladung eingetragen, und der Agent formuliert auf Grundlage des verfügbaren Kontexts einen Zweck. Anschließend kommuniziert er mit dem Agenten des Spesenmanagement-Systems, um sicherzustellen, dass die Nachweise den Richtlinien entsprechen. Die Mitarbeitenden erhalten einen fertigen Vorschlag, den sie prüfen und genehmigen.

In diesem Szenario ist es der Agent des Unternehmens, der über den Kontext verfügt: wer dabei war, worum es in dem Meeting ging und warum etwas gekauft wurde. Ein Unternehmen möchte dem Spesenmanagement-System nicht unbedingt vollen Zugriff auf Tools wie E-Mail und Kalender gewähren. Stattdessen fungiert das Spesenmanagement-System als Spezialist, der weiß, was richtlinien- und steuerrechtlich gilt und was das Unternehmen in der Vergangenheit genehmigt hat. Die beiden Agenten kommunizieren miteinander, sodass das Spesenmanagement-System vollständige Nachweise für die weitere Bearbeitung erhält.

Die technischen Bausteine dafür gibt es bereits. KI-Agenten können schon heute miteinander kommunizieren, und Standards werden derzeit entwickelt. Was bremst, sind ungeklärte Fragen zu Zugriff, Datenschutz und Risikokontrolle, und nicht zuletzt die Frage, wie schnell Unternehmen bereit sind, neue Arbeitsweisen einzuführen. Aus naheliegenden Gründen bewegen sich Unternehmen in diesem Bereich langsamer als Verbraucher.

Entscheidend ist, ein Spesenmanagement-System zu wählen, das darauf ausgelegt ist, mit der Außenwelt zu kommunizieren: ein System mit offenen Integrationen, das intelligent genug ist, um Auskunft darüber zu geben, was gilt, und nicht nur klug genug, um Anweisungen entgegenzunehmen.